成功的起點(diǎn)-計(jì)劃

 作者:林正大    361

  新的世紀(jì)已經(jīng)到來(lái),位于江蘇的某公司,為了加強(qiáng)公司的競(jìng)爭(zhēng)力,爭(zhēng)取進(jìn)入WTO后的生存與發(fā)展空間,聘任顧問(wèn)進(jìn)行了戰(zhàn)略規(guī)劃,經(jīng)過(guò)2個(gè)多月的分析與研討,顧問(wèn)公司建議如下的戰(zhàn)略方針:   1. 投入1200萬(wàn)設(shè)立研發(fā)中心,加大科研力度                                    ——  
  2. 建立全國(guó)的銷售網(wǎng)絡(luò),建立與客戶直接接觸的銷售模式
  3. 針對(duì)銷售人員進(jìn)行嚴(yán)密培訓(xùn),從被動(dòng)接單型變成主動(dòng)顧問(wèn)型銷售組織
  4. 從新設(shè)計(jì)并統(tǒng)一CIS,并逐步強(qiáng)化品牌形象
  5. 在東北、四川建立供貨中心
  6. 拓展外銷市場(chǎng),爭(zhēng)取三年達(dá)到1億
  7. 爭(zhēng)取融資5000萬(wàn) 
  公司高層主管同意這些戰(zhàn)略意見,但接下來(lái)該如何呢?派人直接分頭進(jìn)行?不是的,先做計(jì)劃?沒錯(cuò),就從計(jì)劃開始。我們來(lái)看看,這里需要多少份計(jì)劃呢?研發(fā)中心設(shè)立計(jì)劃、銷售網(wǎng)絡(luò)設(shè)置計(jì)劃、銷售人員培訓(xùn)計(jì)劃、CIS設(shè)計(jì)與推行計(jì)劃、品牌建設(shè)計(jì)劃、供貨中心設(shè)置計(jì)劃、外銷市場(chǎng)開拓計(jì)劃、資金籌措計(jì)劃,是不是呢?是的,但還不夠,因?yàn)橥苿?dòng)執(zhí)行這些計(jì)劃所必要的人力資源從何處來(lái)?需要加上人員招聘與訓(xùn)練計(jì)劃,各項(xiàng)計(jì)劃所需的預(yù)算需要匯整統(tǒng)計(jì)作預(yù)算計(jì)劃,而組織增加許多部門與功能,因此原有組織的結(jié)構(gòu)可能需要改變,所以可能需要進(jìn)行組織調(diào)整計(jì)劃,隨著人員增加辦公室可能不夠用,需要辦公室增設(shè)、建筑或搬遷計(jì)劃,設(shè)立好各項(xiàng)組織后,還要加強(qiáng)管理與監(jiān)督,因此管理制度要增加與完善,許多單位不在同一處辦公,計(jì)算器遠(yuǎn)程連網(wǎng)也需要計(jì)劃……。
  我們想象一下,以上的這些事情如果經(jīng)理人無(wú)法制定詳實(shí)、具體可行的計(jì)劃,那會(huì)是什么結(jié)果呢?如果計(jì)劃制定過(guò)程考慮不詳,或估算錯(cuò)誤,又會(huì)如何呢?計(jì)劃過(guò)程如果協(xié)調(diào)不足、決策草率又會(huì)如何呢?如果只考慮到本部門的計(jì)劃,而忽略相關(guān)人員的配合,或意見相左又該如何?因此要有效完成任務(wù),落實(shí)公司各項(xiàng)戰(zhàn)略構(gòu)想,便需要有一流制定計(jì)劃的能力。
  計(jì)劃是什么呢?計(jì)劃是設(shè)定目標(biāo),以及決定如何達(dá)成目標(biāo)的過(guò)程。簡(jiǎn)單說(shuō)便是〔設(shè)定目標(biāo),指明路線的過(guò)程〕,這個(gè)過(guò)程包含信息的收集整理分析歸納,目標(biāo)的思考與設(shè)定,執(zhí)行方案的構(gòu)想、比較與決策,組織內(nèi)外的溝通協(xié)調(diào),必要資源的分析、統(tǒng)計(jì)與組合,以及過(guò)程中所遇到問(wèn)題的解決等,計(jì)劃的過(guò)程本身充滿挑戰(zhàn),對(duì)思維能力是極大的考驗(yàn),當(dāng)然要成為好的職業(yè)經(jīng)理人,擅長(zhǎng)制定計(jì)劃是必要的第一步。
  制定一項(xiàng)計(jì)劃時(shí)必須包含以下的要素:
  1. 清晰的目標(biāo)
  2. 明確的方法與步驟
  3. 必要的資源
  4. 可能的問(wèn)題與成功關(guān)鍵
  舉例:您是總經(jīng)理助理,明天早上9點(diǎn)總經(jīng)理將在北京參加一項(xiàng)重要的研討會(huì),務(wù)必要準(zhǔn)時(shí)抵達(dá),這是目標(biāo)。安排總經(jīng)理搭今晚末班飛機(jī)走,這是方法,請(qǐng)王師傅送總經(jīng)理到機(jī)場(chǎng),北京分公司吳經(jīng)理到北京機(jī)場(chǎng)迎接,這是資源,如果路上塞車趕不上飛機(jī)或天侯不佳飛機(jī)停飛等,這是計(jì)劃中可能的問(wèn)題,成功關(guān)鍵則是-事先訂位、詢問(wèn)天氣、預(yù)留路上耽擱時(shí)間。 因此在制定計(jì)劃或評(píng)估部屬的計(jì)劃是否完整時(shí),以上四個(gè)要素是最為基本的。其中第一項(xiàng)是清晰的目標(biāo),什么才是符合標(biāo)準(zhǔn)的目標(biāo)呢?以下是有效目標(biāo)的SMART法則:
  1. S 明確具體的
  2. M 可衡量的(數(shù)字化) 
  3. A 行動(dòng)導(dǎo)向的 
  4. R 合理可行的
  5. T 有時(shí)間限制的
  一起來(lái)看看以下這幾個(gè)目標(biāo)是否符合以上的法則:
  明年要在質(zhì)量上下大力度,管理要過(guò)硬(不明確也無(wú)法衡量) 
  希望假以時(shí)日,英文能說(shuō)的溜(時(shí)間?標(biāo)準(zhǔn)?)
  大幅度提高員工滿意度(何時(shí)?如何衡量?)
  明年底業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)30%(可以,只要有辦法)
  六月底前產(chǎn)品合格率提高為98%(不錯(cuò),如果做得到)
  每天跑步30分鐘(做的到嗎?很難!天氣不好、生病也要跑嗎?建議改為每周至少3次,或每月不少于10次,就變得合理可行)
  今年員工流動(dòng)率不超過(guò)8 %(對(duì)照往年記錄,看看是否可行)
  所以制定一個(gè)好的計(jì)劃,先要從制定有效的目標(biāo)開始(射擊前先找到目標(biāo),出海前先決定目的地),接下來(lái)要制定計(jì)劃的內(nèi)容,在此讓我們來(lái)看看計(jì)劃有那幾種類型(不同類型的計(jì)劃步驟、程序與技巧都不相同) 
  1. 目標(biāo)型計(jì)劃-以達(dá)成特定目標(biāo)為主的計(jì)劃,一般也稱為項(xiàng)目, 其制定執(zhí)行的過(guò)程便稱為項(xiàng)目管理(Project Management)
  2. 例行型計(jì)劃-經(jīng)常重復(fù)的例行工作計(jì)劃,一般把這些計(jì)劃制定成為標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)程序(SOP:Standard Operation Process)
  3. 問(wèn)題型計(jì)劃-以解決問(wèn)題為主的計(jì)劃,一般也稱為問(wèn)題處置(Problem Solving) 
  接下來(lái)考考您,以下這些情況屬于何種計(jì)劃,請(qǐng)將類型123寫在括號(hào)里
  五月底前完成安裝新設(shè)備 ( )
  三月底前處理惡性欠款230萬(wàn) ( )
  于2月底前制定新進(jìn)人員培訓(xùn)計(jì)劃 ( )
  月底前制定新產(chǎn)品上市推廣計(jì)劃 ( )
  三月代表公司赴美國(guó)參加展覽會(huì) ( )
  答案是(1)(3)(1或2)(1或2)(1), 您答對(duì)了嗎?太好了。其中新進(jìn)人員培訓(xùn)第一次進(jìn)行時(shí)是目標(biāo)型計(jì)劃,如果經(jīng)常舉辦,可以變成例行性計(jì)劃。新產(chǎn)品上市推廣計(jì)劃也是如此的道理(例如麥當(dāng)勞開拓新店、招聘員工、員工培訓(xùn)都已經(jīng)成熟變成SOP,因此高階主管便不須要頭痛如何下決策,或參與細(xì)節(jié)討論,因?yàn)橐呀?jīng)有成功經(jīng)驗(yàn)了)
  目標(biāo)型的計(jì)劃步驟與程序可以分為七個(gè):
  1. 描繪結(jié)果:設(shè)定目標(biāo)并清晰的描繪最終期望的結(jié)果,可用數(shù)字、圖形、表格、模型來(lái)呈現(xiàn)。
  2. 任務(wù)展開:將達(dá)成目標(biāo)所需的工作項(xiàng)目逐一列出,直到能夠有效掌握具體情況為止,可以使用心理圖像法或目標(biāo)樹來(lái)進(jìn)行。
  3. 安排進(jìn)度:將工作項(xiàng)目依照先后順序安排,以便了解相互關(guān)系與總體所需時(shí)間,可以使用計(jì)劃評(píng)核術(shù)(PERT)與甘特圖進(jìn)行。
  4. 統(tǒng)計(jì)資源:將完成計(jì)劃所需資源分類統(tǒng)計(jì),可以分為必要與需要,按照人力資源、設(shè)備物品與費(fèi)用等統(tǒng)計(jì)。
  5. 可能問(wèn)題:將當(dāng)前尚未解決或可能會(huì)發(fā)生的問(wèn)題逐一列出,并構(gòu)想最壞情況發(fā)生時(shí),風(fēng)險(xiǎn)是否可以承擔(dān),以及預(yù)先構(gòu)想解決方案。
  6. 評(píng)估修正:重新檢視整個(gè)計(jì)劃的重要環(huán)節(jié),針對(duì)可行性進(jìn)行評(píng)估,并做出必要的調(diào)整與修正,以提高計(jì)劃的成功率,可以使用矩陣圖與加權(quán)指數(shù)法。
  7. 管理重點(diǎn):最后做一份執(zhí)行時(shí)的管理重點(diǎn),確保執(zhí)行時(shí)能依照計(jì)劃進(jìn)行,包含成功關(guān)鍵點(diǎn),可能問(wèn)題的避免與解決方案,以及進(jìn)度上的里程碑,這里常用的工具是檢查表、甘特圖、備忘錄與說(shuō)明書。 這七個(gè)步驟也用簡(jiǎn)白的話,可以想成這樣:先決定要達(dá)到什么目的?要做那些事才能達(dá)到這個(gè)結(jié)果?這些事執(zhí)行的先后程序與進(jìn)度為何?需要具備那些條件才能達(dá)成?執(zhí)行時(shí)可能會(huì)遭遇什么問(wèn)題?綜合以上因素考慮,并做出必要的調(diào)整,最后執(zhí)行應(yīng)掌握什么重點(diǎn)才能成功。
  制定計(jì)劃時(shí)建議使用大張一點(diǎn)的紙,(我個(gè)人偏愛海報(bào)紙)可以盡情揮灑,思維不受限制,可以放在桌上或貼在墻上,使用幾種不同粗細(xì)與顏色的筆,便于標(biāo)示與分類,(當(dāng)然直接在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行也是很好的辦法)。參加人員-可以自己獨(dú)立構(gòu)思,也可以多人一起討論。環(huán)境-某些人喜歡安靜思考,有些人喜歡聽音樂(lè)激發(fā)靈感,可以輕松一些,也可以很正式。記得讓左右腦同時(shí)并用,右腦負(fù)責(zé)水平思考,提出創(chuàng)意與構(gòu)思點(diǎn)子,左腦負(fù)責(zé)垂直思考,擔(dān)任分析計(jì)算與邏輯推理的任務(wù)。 
  制定計(jì)劃的節(jié)奏建議使用快慢慢快法,初步構(gòu)思框架時(shí)速度要快,以便能快速掌握目標(biāo)、任務(wù)、任務(wù)間的相關(guān)性與大約所需時(shí)間與資源,接下來(lái)構(gòu)思方案、比較方案、制定決策要慢,要三思而后行,反復(fù)推敲,左思右想,瞻前顧后,進(jìn)一步需要與相關(guān)人員進(jìn)行協(xié)調(diào)溝通時(shí)也要慢,事緩則圓,太急躁不易取得充分的共識(shí),最后分配任務(wù)開始行動(dòng)時(shí),要快速行動(dòng),遇到問(wèn)題盡速解決,不能拖延,因?yàn)樵摽紤]都已經(jīng)想清楚了。當(dāng)然上述快慢的時(shí)間,并沒有一定的標(biāo)準(zhǔn),任務(wù)的復(fù)雜性與緊急度也不相同,所以節(jié)奏感只是性質(zhì)的建議。  林正大
 起點(diǎn) 計(jì)劃 成功

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