八、公司文書處理制度
八、公司文書處理制度 （一）總則 第一條 范圍 本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補齊 有關(guān)手續(xù)。 第二條 定義 本制度所指文書，包括以下內(nèi)容： 1．高層決策文書以及基層下達的文件。 2．部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。 3．合同書、證券、證書和勞動協(xié)議書。 4．志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。 5．收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細表、各種規(guī)定與計劃書。 6．往來書信、電報、任命書、意見書。 7．各種報告、各種統(tǒng)計表。 其中“1”與“2”項文書的處理，原則上按會議決定處理。 第三條 類別劃分 上述文書按機密程度、可劃分為以下幾類： 1．機密文書 （1）絕密。 （2）秘密。 （3）保密。 2．普通文書，即機密文書以外的文書。 3．其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄 寫物品的。 第四條 適用原則 （二）文書的收發(fā) 第五條 收發(fā) 到達本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列 原則處置或送發(fā)： 1．普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā) 日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有 關(guān)部門有關(guān)人員；文書當事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項的文書，可 以簡化登記手續(xù)。 2．絕密文書或親啟文書，必須直接送交當事者，由文書當事者開封與處置。 第六條 制度時間外的處理 1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng) 立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。 2．所有到達的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作日早晨轉(zhuǎn)交 收發(fā)室。 第七條 收發(fā)決定 所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。 第八條 設(shè)立信使 在文書的接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室 設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。 （三）文書的處理 第九條 處理原則 文書處理的基本原則是“準確”與“及時”，并且明確文書處理的責任者。 第十條 成文原則 凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶 ，形成“備忘錄”。 第十一條 特例 對那些并不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項，只需要事后將 處理結(jié)果的要點記錄下來即可。 第十二條 處理手續(xù) 領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時予以處理。 1．凡重要事項，或者異常事項，應(yīng)立即向所在部門主管做出報告，并逐級向上請示 ，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關(guān) 事項。 2．如果文書中涉及的事項，與其他部門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達成一 致意見再行事。 3．在具體處理時，如果認為有必要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需 要一定的時間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對方的意見。 4．如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時，應(yīng)聽取其他 部門的處理意見。 第十三條 防止拖延 文書檔案部門有責任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停 頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書檔案部門處理。 第十四條 重要文書的保管 機要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴格保管 。 文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的 醒目位置。 （四）文書的制作 第十五條 用紙的規(guī)格 制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。 第十六條 字句 文書應(yīng)以簡單明了的文體記述，采用標準的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。 第十七條 文體 全部文書一律采用書面文體。 第十八條 復(fù)印 絕密文書未經(jīng)主管認可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明 包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等等。 第十九條 署名 在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。 1．代表公司名義締結(jié)的合同書、往來公文、公司公告及向政府機構(gòu)提交的報告，全 部署名“董事會代表”。 2．對外廣告及宣傳，采用公司名稱。 3．除此之外的文書，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱，以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。 不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。 （五）文書整理 第二十條 編寫符號 各種文書都必須按整理的要求編寫符號，表示文書的類別，再按符號編輯數(shù)字符號， 給各文書排序，以便于檢索。 第二十一條 文書的符號與編號按下列規(guī)定使用： 1．表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如制造部門、工藝室，用“制、 工”表示。 2．文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。 3．各種文書，按先后順序用自然數(shù)排序編號。 4．同一文書或同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用“- ”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號按年度更新。 第二十二條 填寫文書登記簿 所有文書的符號與編號都必須填寫在“文書登記簿”上。 第二十三條 整理 文書處理完結(jié)之后，按文書的符號與編號進行編輯整理。將大部分沒有必要查詢與翻 閱的歸為一類進行；另一類需要經(jīng)常查閱的文書，盡管文書處理已經(jīng)結(jié)束，但文書的效 用還沒有終結(jié)，仍需要單獨整理。 第二十四條 保管 文書整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管，其他少量的重要文書，在一定 的期限內(nèi)由責任部門妥善保管。 （六）文書的送發(fā)與交接 第二十五條 主管部門 全部文書的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負責。在特殊情況下，公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接， 由相應(yīng)的部門負責。 第二十六條 絕密與親啟文書 絕密與親啟文書必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈” 字樣的印章。 第二十七條 轉(zhuǎn)交郵寄予面呈 送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“ 可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書信接受者不在的情況下留下文書，囑咐由指 定傳遞者當面呈交的文書”；“可以通過郵寄傳遞的文書”；“必須由指定傳遞者當面呈交 的文書”。 第二十八條 填寫送發(fā)登記簿 所有送發(fā)文書，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發(fā)登記簿。 對于“面呈”文書，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過程的要點，以及領(lǐng)取文書的當事 人簽名蓋章。 （七）文書的存檔與廢除 第二十九條 存檔 由本公司總部的行政室，按文書的整理符號與編號進行編輯歸檔。 第三十條 編輯 行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門整理編號的文書，進行匯總，分編裝訂成冊，存入 檔案。會計文書則按會計年度編輯成冊。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯， 只需按年度匯集成冊。 第三十一條 分編標準 存檔文書按部門，以文書的符號獨立分編成冊。 第三十二條 保存期限 保存期限按下列規(guī)定確定： 1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計及會計文書 ，以及員工人事勞資文書，都歸為“永久保存”文書。 2．保存十年，類似永久保存文件性質(zhì)。沒有必要永久保存的文書，合議書、志愿書 、違約書、往來公文、復(fù)命書、報告書和重要往來信函等等，可以保存十年。 3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒必要保存十年的文書，可保存五年 。 第三十三條 廢除 保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文書，應(yīng)及時予以廢除或銷毀。廢除必須 經(jīng)有關(guān)部門合議，報總裁認可，由文秘室執(zhí)行。 如果對廢除沒有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷毀。
八、公司文書處理制度