細(xì)節(jié)的4個習(xí)慣
作者:汪中求 194
要做好細(xì)節(jié),必須培養(yǎng)下面這4類習(xí)慣。
清單習(xí)慣
一張記錄紙就能把車輛的全天候工作狀態(tài)、工作效率和成本一一記錄在案。
我們以企業(yè)而論,企業(yè)的使命落實到戰(zhàn)略上,戰(zhàn)略落實到規(guī)劃,規(guī)劃分解到計劃,計劃分解到日程。員工就應(yīng)該按本系統(tǒng)、本組織的日程要求,做自己的工作日志。工作日志就是我們提出的清單的一種形式。
工作日志其實很簡單,就是把當(dāng)天要做的事情一項一項地列出來,加上一個序號、標(biāo)準(zhǔn)、用時,一天結(jié)束看看完成了沒有,做到位了沒有,做好了沒有,沒有完成或沒有做好的原因是什么。
這樣一來,天長地久,就會形成習(xí)慣,想問題就比較全面,而且有利于跟上下游工序配合。如果一個人力資源部所有人員的工作日志都在內(nèi)網(wǎng)上共享,那么整個部門的工作成效就相當(dāng)不錯了。
習(xí)慣性地為自己整理一下工作內(nèi)容和大小項目及其工作進度,實在是一個有益、省時的好習(xí)慣。正如孫中山先生所說:“中國事向來之不振者,非坐于不能行也,實坐于不能知也。”(語出《建國方略》,文中“坐”是“因為”的意思)清單習(xí)慣不難設(shè)計,也不難執(zhí)行,關(guān)鍵是我們愿不愿這么做;清單習(xí)慣借助自動化、信息化來實現(xiàn)也不難,關(guān)鍵是我們是否認(rèn)為需要。
日本汽車出租公司的司機外勤管理就用一張清單,簡單而有效。
他們在每臺大巴、中巴車上安裝一臺針孔打印機,備用的是專用的打印紙。打印紙上有3圈數(shù)字用來記數(shù):汽車打火和熄火的時間以記錄車輛做功時間;行車?yán)锍桃杂涗涇囁?;單位時間耗油以記錄運行成本。一張記錄紙就把車輛的全天候工作狀態(tài)、工作效率和成本一一記錄在案,如有堵車等情況司機需另作記錄和說明,并經(jīng)用車人證明后,傳真回公司備案。因此,評比、考核、計酬依據(jù)就很充分了。
這也是一種清單習(xí)慣,只不過日本人把它自動化了。我想我們也可以開發(fā)出這種類似的自動化設(shè)備,只是我們是否認(rèn)為需要這么做。
定置習(xí)慣
每當(dāng)鄰居早上看到康德教授攜著手杖步出家門,就知道是6:30了,如果自家的鐘是6:35,那一定是自家的鐘快了5分鐘。
所謂定置包含兩方面:空間的定置和時間的定置??臻g的定置主要是指所有物品、材料、工具等都需要一個擺放次序,有一個固定擺放位置。時間的定置就是一些常規(guī)的事情、有周期的事情,應(yīng)定時進行。
空間的定置
我們曾對3家企業(yè)的176名辦公室工作人員做過一次檢測,得出的結(jié)果是平均每人每天有87分鐘在找文件、重新整理文件、找尺子圓規(guī)之類。這是很可怕的,工作時間被無謂地消耗,工作效率下降,而又不能怪他們工作不努力,完全是沒有經(jīng)過定置管理的訓(xùn)練。
大多數(shù)制造型企業(yè)的生產(chǎn)系統(tǒng)一般都推行過“5S管理”,生產(chǎn)現(xiàn)場的材料、半成品、成品、工具、工裝、配件、耗材等的放置都很有秩序,即使人員換崗也不存在找東西的現(xiàn)象。而絕大多數(shù)非制造型企業(yè)的白領(lǐng)卻很少進行過這種管理訓(xùn)練。
在日本,幼稚園的小朋友都在進行這種訓(xùn)練,一群2~3歲的小孩,一會兒圍著圈圈坐,一會兒排成方陣,實在是不容易的。但如果有小孩頭像畫在地板上,小孩站在自己的臉上、坐在自己的臉上,隊形就很整齊。大班的小朋友個人用品的擺放都很整齊,從不混放,也不會拿錯。這種習(xí)慣的養(yǎng)成對成人后參加工作的工作效率很有幫助。
時間的定置
就以各種會議而言,很多董事長、總經(jīng)理就是完全沒有時間定置概念。我在前些年給別人打工,做部門經(jīng)理,我就特不喜歡這種情況:下午4點,突然接到總經(jīng)理的電話:“5:30開個會。”總經(jīng)理應(yīng)該知道,每個人都有自己的安排,如果隨時可以召集過去開一個不知主題、不明議題的會,只能說明我手頭工作量不滿。最后,那個臨時召集的會,效率也很低。
在我當(dāng)總經(jīng)理的時候,很多會都是定死了的:每年春節(jié)開工后第二周的周五開年初計劃會(有4天以上的準(zhǔn)備時間,討論不完周六可延時半天);每月12日開董事會點評上月并提出下月要求(9號報表做完了,兩天做財務(wù)分析);每周一晚上7:00開總經(jīng)理辦公會(一周下來總有很多事要溝通,要總結(jié),有一天的整理會就開得流暢。有事則長,無事則短)。我的看法是:“所有的人,時間夠不夠用,全在于怎么安排。”
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