企業(yè)內(nèi)部控制—采購控制制度
采購控制制度
制度名稱 采購控制制度 受控狀態(tài)
文件編號(hào)
執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門
第1章 總則
第1條 目的
明確采購方式、采購數(shù)量、采購訂單、供應(yīng)商選擇等各項(xiàng)規(guī)定，確保采購過程透明化。
第2條 責(zé)權(quán)單位
1．采購部負(fù)責(zé)本制度的制定、修改、廢除等工作。
2．總裁負(fù)責(zé)本制度制定、修改、廢除等的審批。
第2章 采購方式控制
第3條 采購方式分類
1．訂單采購方式
（1）采購部根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單簽發(fā)訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項(xiàng)目、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，送交供應(yīng)商并表明購買意愿。
（2）供應(yīng)商按照訂單上面的要求生產(chǎn)和供應(yīng)商品或勞務(wù)。
（3）訂單在提交給供應(yīng)商之前應(yīng)由財(cái)務(wù)部門檢查訂單的合理性。
2．合同訂貨方式
（1）采購部與供應(yīng)商通過談判就采購的貨物的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格水平、運(yùn)輸條件、結(jié)算方式等項(xiàng)內(nèi)容達(dá)成一致，并且以購銷合同的形式確定下來。
（2）供應(yīng)商按合同提供貨物并取得貨款，企業(yè)按合同驗(yàn)收貨物并支付款項(xiàng)。
3．直接采購方式
采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的請(qǐng)購單，就其所列貨物直接向供應(yīng)商購買的一種采購方式。
4．比質(zhì)比價(jià)采購方式
選擇三家以上的供應(yīng)商，就其質(zhì)量、價(jià)格、供貨期等進(jìn)行對(duì)比分析，在符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的前提下，選擇價(jià)格最低的供應(yīng)商。
5．緊急采購方式
因緊急情況，需要以最快的速度使采購商品或勞務(wù)到位。緊急采購方式一般只有在臨時(shí)性、突發(fā)性需要時(shí)方可采用。
第4條 采購方式選擇
1．根據(jù)商品或勞務(wù)的性質(zhì)及其供應(yīng)情況確定采購方式。
2．一般商品或勞務(wù)的采購應(yīng)采用采購訂單或合同訂貨等方式。
3．小額零星商品或勞務(wù)等的采購可以采用直接購買等方式。
4．重要的商品或勞務(wù)以及政策性采購等應(yīng)當(dāng)經(jīng)過決策論證和特殊的審批程序后，采用訂單或合同方式或者比質(zhì)比價(jià)方式。
5．大宗原料、然料和輔料的采購、基建或技改項(xiàng)目主要物資的采購以及其他金額較大的大宗物資采購采用比質(zhì)比價(jià)采購方式。
第3章 采購數(shù)量控制
第5條 采購數(shù)量應(yīng)該嚴(yán)格按照采購計(jì)劃進(jìn)行確定。
第6條 采購員應(yīng)審查每一份請(qǐng)購單的請(qǐng)購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)。
第7條 檢查使用商品和獲得勞務(wù)的部門負(fù)責(zé)人是否在請(qǐng)購單上簽字同意。
第8條 對(duì)于需大量采購的原材料、零配件等，必須做各種采購數(shù)量對(duì)成本影響的分析，將各種請(qǐng)購進(jìn)行有效的歸類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法來測算成本。
第9條 對(duì)于請(qǐng)購數(shù)量不大，或者零星采購的商品，采購批量的成本分析控制可對(duì)照資金預(yù)算來執(zhí)行。
第4章 采購時(shí)間控制
第10條 采購時(shí)間包括請(qǐng)購單的報(bào)送審批時(shí)間、訂單處理時(shí)間、供應(yīng)商備貨時(shí)間、運(yùn)貨時(shí)間、驗(yàn)收時(shí)間和入庫時(shí)間等。
第11條 根據(jù)請(qǐng)購性質(zhì)和采購方式確定具體的采購時(shí)間。
1．現(xiàn)用現(xiàn)購商品或勞務(wù)
從實(shí)際使用或需要日期算起，倒算出合理的采購時(shí)間。
2．以最佳成本為原則確定最經(jīng)濟(jì)的訂貨方式
采購時(shí)間通常是按照庫存量控制的方法確定采購時(shí)間。
3．保險(xiǎn)儲(chǔ)備量和定量
當(dāng)某一商品達(dá)到訂貨點(diǎn)時(shí)就是采購時(shí)間。
第12條 對(duì)采購時(shí)間的控制是防止正常的業(yè)務(wù)活動(dòng)被推遲，或者過早地使現(xiàn)金被使用而形成過大的存量資產(chǎn)。
第13條 采購時(shí)間的控制由倉庫管理部門運(yùn)用經(jīng)濟(jì)批量法和分析最低存貨點(diǎn)來進(jìn)行，但當(dāng)請(qǐng)購單已經(jīng)提出，采購員應(yīng)及時(shí)處理請(qǐng)購單，并將處理結(jié)果及時(shí)通知倉庫管理部門。
第5章 供應(yīng)商選擇
第14條 供應(yīng)商初步評(píng)價(jià)
1．采購部與使用部門根據(jù)企業(yè)實(shí)際需求尋找適合的供應(yīng)商，同時(shí)收集多方面的資料，如質(zhì)量、服務(wù)、交貨期、價(jià)格作為篩選的依據(jù)，并要求有合作意向的供應(yīng)商填寫“供應(yīng)商基本資料表”。
2．采購員對(duì)“供應(yīng)商基本資料表”進(jìn)行初步評(píng)價(jià)，挑選出值得進(jìn)一步評(píng)審的供應(yīng)商，填寫供應(yīng)商候選名單，交采購經(jīng)理審核。
3．選擇供應(yīng)商標(biāo)準(zhǔn)
（1）供應(yīng)商應(yīng)有合法的經(jīng)營許可證，應(yīng)有必要的資金能力。
（2）供應(yīng)商按國家（國際）標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量體系并已通過認(rèn)證。
（3）有良好的售前、售后服務(wù)措施和服務(wù)意識(shí)。
（4）具有足夠的生產(chǎn)能力，能滿足本企業(yè)經(jīng)營需要。
（5）同等價(jià)格擇其優(yōu)，同等質(zhì)量擇其廉，同價(jià)同質(zhì)擇其近。
4．采購員在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初步評(píng)審時(shí)，需確定采購的物資是否符合國家法律法規(guī)的要求和安全要求，對(duì)于有毒品、危險(xiǎn)品，需要求供應(yīng)商提供相關(guān)證明文件。
第15條 供應(yīng)商現(xiàn)場評(píng)審
1．采購部會(huì)同使用部門、請(qǐng)購部門、生產(chǎn)部門、質(zhì)量管理部門、技術(shù)部門以及財(cái)務(wù)部門共同進(jìn)行供應(yīng)商的現(xiàn)場評(píng)審，并提出相應(yīng)的意見和建議。
2．供應(yīng)商評(píng)價(jià)內(nèi)容
（1）采購部主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營狀況、信用等級(jí)及服務(wù)等方面。
（2）財(cái)務(wù)部主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商要求的付款條件等。
（3）使用部門、質(zhì)量管理部門主要負(fù)責(zé)評(píng)價(jià)供應(yīng)商提供商品的質(zhì)量。
（4）上述所有部門共同對(duì)采購的價(jià)格、交貨時(shí)間進(jìn)行評(píng)價(jià)。
3．適用范圍
（1）根據(jù)所采購物資對(duì)企業(yè)經(jīng)營的重要程度，將采購的商品分為關(guān)鍵、重要、普通三個(gè)級(jí)別，不同級(jí)別實(shí)行不同的等級(jí)控制。
（2）必須對(duì)提供關(guān)鍵與重要材料的供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)審。
（3）對(duì)于普通物資的供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)審。
（4）緊急、小額零星的采購，由使用部門直接提出申請(qǐng)，采購員進(jìn)行市場調(diào)查后，直接選擇供應(yīng)商，經(jīng)采購經(jīng)理審批后，進(jìn)行采購。
第16條 “供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”的簽定
1．采購部負(fù)責(zé)與現(xiàn)場評(píng)審合格的關(guān)鍵、重要材料的供應(yīng)商和普通物資供應(yīng)商簽定“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”。
2．“供應(yīng)商質(zhì)量保證協(xié)議”一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為供應(yīng)商提供合格物資的一種契約。
第17條 樣品需求與供應(yīng)商送樣
1．如有樣品需求，由采購員通知供應(yīng)商送交樣品，使用部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員需對(duì)樣品提出詳細(xì)的質(zhì)量要求，如品名、規(guī)格、包裝方式等。
2．樣品應(yīng)為供應(yīng)商正常經(jīng)營情況下的具有代表性的商品，數(shù)量應(yīng)多于兩件。
第18條 樣品確認(rèn)
1．樣品在送達(dá)企業(yè)后，由驗(yàn)收人員及使用部門完成樣品的質(zhì)量、性能、尺寸、外觀等方面的檢驗(yàn)，并填寫“樣品簽樣試用回單”。
2．經(jīng)確認(rèn)合格的樣品，需在樣品上貼“樣品標(biāo)簽”，并注明合格或不合格，標(biāo)識(shí)檢驗(yàn)狀態(tài)。
3．合格的樣件至少為兩件，一件返還供應(yīng)商，一件留在采購部作為今后檢驗(yàn)的依據(jù)。
第19條 確定合格供應(yīng)商名單
1．采購員根據(jù)現(xiàn)場評(píng)審結(jié)果和樣品檢查結(jié)果選擇合格供應(yīng)商，無需進(jìn)行現(xiàn)場評(píng)審的，直接填寫合格供應(yīng)商名單后，交采購經(jīng)理審核。
2．采購經(jīng)理審核無誤后，交總裁審核。
3．原則上一種商品需兩家或兩家以上的合格供應(yīng)商，以供采購時(shí)選擇。
4．唯一供應(yīng)商或獨(dú)占市場的供應(yīng)商，可直接列入“合格供應(yīng)商名單”。
第6章 訂單的控制
第20條 選定合格的供應(yīng)商后，采購員在合格的供應(yīng)商名單內(nèi)找出合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。
第21條 采購價(jià)格審核
1．財(cái)務(wù)部、使用部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)審核采購價(jià)格，并報(bào)財(cái)務(wù)總監(jiān)、總裁審批。
2．對(duì)所有超過規(guī)定價(jià)格的訂單必須經(jīng)過總裁特殊審批。
第22條 條款審核
財(cái)務(wù)部門對(duì)采購訂單進(jìn)行審核，特殊條款必須由法律辦公室或?qū)I(yè)法律顧問把關(guān)。
第23條 合同審批
根據(jù)《采購授權(quán)審批制度》的相關(guān)規(guī)定，報(bào)相關(guān)人員按權(quán)限進(jìn)行審批。
第24條 登記采購訂單
1．采購員應(yīng)該按編號(hào)編制采購訂單。一式四聯(lián)。
（1）一聯(lián)提出請(qǐng)購部門，以便讓請(qǐng)購部門驗(yàn)證訂單的內(nèi)容是否符合他們的要求。
（2）一聯(lián)提交質(zhì)量管理部門，一聯(lián)提交倉庫保管部門，作為驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)。
（3）一聯(lián)提交財(cái)務(wù)部，作為入賬憑證。
2．采購員要及時(shí)對(duì)采購訂單進(jìn)行歸檔，在采購訂單每月存檔時(shí)應(yīng)檢查已處理的采購?fù)问欠襁B續(xù)編號(hào)。
3．定期匯總所有被取消和修改過的訂單，并編制報(bào)表。
4．定期匯總所有未完成的采購申請(qǐng)，并編制報(bào)表。
第7章 附則
第25條 本制度經(jīng)總裁審批后，自頒布之日起執(zhí)行。
第26條 本制度由采購部負(fù)責(zé)解釋。

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