企業(yè)內(nèi)部控制—采購授權(quán)審批制度
采購授權(quán)審批制度
制度名稱 采購授權(quán)審批制度 受控狀態(tài)
文件編號
執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門
第1條 目的
為明確審批人對采購與付款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職權(quán)范圍和工作要求，特制定本制度。
第2條 進行授權(quán)審批
采購業(yè)務(wù)中審批人應當在授權(quán)范圍內(nèi)進行審批，不得超越審批權(quán)限。
第3條 嚴禁未經(jīng)授權(quán)的機構(gòu)或人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)
1．采購員應當在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準辦理采購與付款業(yè)務(wù)。
2．對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時向?qū)徟说纳霞壥跈?quán)部門報告。
第4條 專家論證適用情形
對于重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，采購部應當組織專家進行論證，實行集體決策和審批，防止決策失誤而造成嚴重損失。
第5條 請購
使用部門、倉儲部門及其他相關(guān)部門根據(jù)企業(yè)采購預算、實際經(jīng)營需要等提出采購申請，經(jīng)部門負責人簽字后，及時向采購部門提出采購申請。
第6條 審批
采購經(jīng)理、財務(wù)總監(jiān)、總裁根據(jù)規(guī)定的職責權(quán)限和程序?qū)Σ少徤暾堖M行審核、審批。
1．采購預算內(nèi)采購額在×萬元以內(nèi)的，采購經(jīng)理審批；采購額在×׬—¬××萬元的，由財務(wù)總監(jiān)審批；采購額在×׬—¬××萬元以上的，由財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。
2．采購預算及計劃外采購項目均由財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批。
3．對不符合規(guī)定的采購申請，審批人應當要求請購人員調(diào)整采購內(nèi)容或拒絕批準。
第7條 采購
1．采購經(jīng)理根據(jù)經(jīng)過審批的采購申請組織采購員進行采購。
2．采購員進行市場調(diào)查，進行比質(zhì)、比價，擬定供應商名單，經(jīng)采購經(jīng)理審核并提出參考意見，交總裁最終確定合格供應商名單。
3．采購部根據(jù)合格供應商名單進行采購談判，采購員擬定采購合同后，交采購經(jīng)理審閱，報相關(guān)負責人審批后簽訂購貨合同。
（1）采購計劃范圍內(nèi)金額在×萬元以內(nèi)的采購項目合同，由財務(wù)部審核后交采購部簽訂購貨合同即可。
（2）采購計劃范圍內(nèi)金額在×萬元—××萬元的采購項目合同，須交財務(wù)部審核、財務(wù)總監(jiān)審批后交采購部簽訂購貨合同。
（3）采購計劃范圍內(nèi)金額在××萬元以上的采購項目合同，經(jīng)財務(wù)總監(jiān)審核、總裁審批后交采購部簽訂合同。
（4）采購計劃外的所有采購項目合同，須由財務(wù)部核對后，交財務(wù)總監(jiān)審核，總裁審批后，簽訂購貨合同。
第8條 驗收
質(zhì)量管理部門根據(jù)企業(yè)有關(guān)驗收規(guī)定對采購的商品進行驗收，對于在驗收中發(fā)現(xiàn)的問題應及時報告采購部門，采購員根據(jù)驗收情況進行辦理。
1．驗收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合企業(yè)規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報采購經(jīng)理審批。
2．采購的商品存在重大質(zhì)量問題，采購經(jīng)理組織由管理層人員、質(zhì)量管理部、財務(wù)部等部門開會共同討論解決，解決方案報總裁審批后，采購部負責處理。
第9條 付款
1．財務(wù)部應付賬款會計對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進行審核，具體審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實，手續(xù)是否齊全，計算是否正確。
2．應付賬款在×萬元以內(nèi)的，由財務(wù)總監(jiān)審批；應付賬款在×׬—¬××萬元的，由總裁審批。
3．預付款與定金在×萬元以內(nèi)的，財務(wù)部負責人審批即可，應付賬款在×׬—¬××萬元的，報財務(wù)總監(jiān)審批，在××萬元以上的，由總裁審批。
4．審核無誤后交財務(wù)部應收賬款會計開具付款憑證，交出納辦理貨款支付，并通知采購員聯(lián)系供應商。
第10條 賬務(wù)處理
1．財務(wù)部在采購單據(jù)齊全的情況下，按照《會計核算規(guī)定》及時、準確地編制記賬憑證。
2．將請購單、訂購單、驗收單、外購物資入庫單、專用發(fā)票以及進口物資的報關(guān)單等支持性憑證附在記賬憑證的后面，如憑證資料較多，也可另外裝訂成冊，注明索引號后存檔。
3．每月應根據(jù)記賬憑證準確、及時地登記入“存貨”及“貨幣資金”、“應付賬款”分類明細賬中。
第11條 對賬
1．財務(wù)部門應于每月末與供應商進行貨款結(jié)算的核對。
2．取得供應商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時間差等因素之后，企業(yè)與供應商的月末余額應保持一致。

企業(yè)內(nèi)部控制—采購授權(quán)審批制度