新任主管管理技巧--時間管理(ppt)
新任主管管理技巧--時間管理
時間管理 （Time Management） ---個人計劃的指南
下面哪些做法是對您的描述：
您是先撿那些有興趣的事做嗎？ 是 否
您是先做容易的事再做困難的事嗎？ 是 否
您是先做緊急的事再做重要的事嗎？ 是 否
您是按事情發(fā)生的先后順序處理它們嗎？ 是 否
您是不到接近最后期限的時候不真正投入項目嗎？ 是 否
時間作為一種資源有什么特點
時間是一種特殊的稀缺資源
它是不能再生的
它不能被節(jié)省或儲存下來
它對每一個管理者都均等的，但又是有限的
您的一天是怎么渡過的
要評價您一天是怎么渡過的光憑記憶是不行的：您會忘記你和同事談話，喝茶，吃中飯的事；
您可能不會意識到你的活動能量在一天中是在變化的：大多數人在一天的不同時間的活躍程度是不一樣的。
活動日志（Action Log）
管理者如何判別您們利用自己時間的有效程度

選擇一段時間用活動日志（Action Log）的形式記錄你們每天的各種活動
對收集到的數據進行評估

分析您的日志
一旦您記了幾天的日志，就可以分析了。您也許會驚訝地看到你在處理一些小事情上花費了大量的時間
您也許會看到您在一天中的某個時候精力充沛，其他時間精力差一點，這將由您中間休息，吃飯次數和數量，營養(yǎng)的質量決定
活動日志給您分析這些變數提供了一種基礎
管理者能不能控制他們的全部時間
被動時間（Response Time）
可支配時間（Discretionary Time）
您的可支配時間占你工作時間的百分之幾最長一段為幾分鐘
絕大多數管理者，特別是基層的和中層的管理者，其支配時間占其工作時間的25%左右。
其支配時間趨于零散，那里五分鐘，這里五分鐘，要有效利用它們是非常困難的。
您的時間值多少

每小時成本 =工資+福利+辦公場所費用+電話、電腦+行政管理費用
例如：3000(元/月)/25*8 + 750(元/月)/25*8
+ 4(平方米)*8(元/平方米.天/8 + 20(元/天)/8 +...=25.5元/小時
您在每小時要創(chuàng)造的價值=成本 + 剩余價值

通過計劃幫助你更有效地利用您的時間
通過計劃幫您有效地利用時間
把每天要做的事情列一份清單
確定優(yōu)先次序，從最重要的事情開始做起
每天都這么做
重要性和緊急性釋意
重要性： 與目標有關的活動，凡是有價值的有利于組織和個人目標實現的就是重要的事

緊急性： 是指必須立即處理的事，急迫之事通常都顯而易見，拖延不得；也可能較討好、有趣卻不一定很重要
活動的重要性和緊急性分析
重要性
A 非常重要；必須做
B 重要；應當做
C 不太重要；可能有用，但不是非做不可
D 不重要；沒有任何效果
緊急性
A 非常緊急；必須馬上做
B 緊急；應當趕緊做
C 不太緊急；推遲一段時間再做也行
D 時間不作為考慮的因素

事務分類表
第一象限：危機、急迫的問題，有直接價值，即刻就能看到它帶來的回報。如：趕工期、有限期壓力的計劃
第二象限：防患未然，有間接價值會取得遠期收獲的如：做計劃、學習某種東西、改進產能，建立人際關系，發(fā)掘新機會，規(guī)劃、休閑
第三象限：必要但卻沒有價值的工作，如：不速之客，填稅務申報單、某些電話，某些信件與報告，某些會議，這類工作很少能給你帶來滿足
第四象限：徒勞而沒有價值的工作，如：找文件、某些信件，電話打擾
時間管理的策略
第一象限的事情應該首先做
應該把工作的大多數時間放在第二象限的事情上，這樣就可以從容地處理各種問題了
第三象限的事盡量少做
第四象限的事最好別做
了解您的生產率周期
在生產率最高的時間處理最重要的事情；而把例行的和不重要的事情挪到效率低的時候處理。




您了解自己的日生產率周期嗎
1、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
2、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
3、 a=1, b=2, c=3, d=4;
4、 a=1, b=2, c=3, d=4;
5、 a=1, b=2, c=3, d=4;
6、 a=4, b=3, c=2, d=1;
7、 a=5, b=4, c=3, d=2, e=1;
8、 a=4, b=3, c=2, d=1;
9、 a=4, b=3, c=2, d=1;
10、 a=4, b=3, c=2, d=1;
11、 a=1, b=2, c=3, d=4；
12、 a=4, b=3, c=2, d=1；
13、 a=4, b=3, c=2, d=1.
時間管理中一些值得注意的要點
遵循20/80法則
把不太重要的事集中起來辦
避免將整塊時間拆散
4D`s原則
4D`s原則
Do it now（要自己做的）： 不能丟掉不管、不能拖一拖再辦、不能授權的事，按照優(yōu)先順序自己親自去完成。
Delegate it（可授權的）： 學會授權，將能派出去的事盡量派給他人干，這樣可以節(jié)約時間干最重要的工作。
Do it later（稍后再辦的）： 把一些偏離目標的精神情緒活動，次要的工作、信息資料不全的工作，暫時掛在一邊，待有空時再去處理。
Don’t do it（丟掉不管）： 把一些與目標無關的事，無效益的事，應差的事丟掉不管

時間管理理論的發(fā)展
第一代：利用便條和備忘錄
第二代：強調日歷與日程表
第三代：講求優(yōu)先順序
第四代：以原則為重心，著眼個人計劃，兼顧重要性和緊急性，強調效果和效率齊頭并進

注重結果，
而不是注重忙忙碌碌。
（Concentrate on results, not on being
busy）

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