貨款結算流程管理
貨款結算流程管理 概述：每個企業(yè)的經(jīng)營都離不開業(yè)務和財務兩套流程。而帳務流程綜合包含業(yè)務帳 務和財務帳務兩個流程。帳務是一個企業(yè)業(yè)務運作過程的真實記錄的載體，企業(yè)業(yè)務運 作的過程是通過帳務流程體現(xiàn)出來。因此一個企業(yè)的經(jīng)營效率與效益直接受到帳務流程 的有效性、合理性、高效性影響。而企業(yè)的整個經(jīng)營過程數(shù)據(jù)資料集中通過帳務流程的 各個環(huán)節(jié)體現(xiàn)出來，數(shù)據(jù)資料的提供的真實性和及時性取決于帳務流程各環(huán)節(jié)、各崗位 設置的合理性和流程流轉的高效性。因此帳務流程和流程中各崗位的設置要遵循流程運 作效益最大化為最終目標，結合本企業(yè)的業(yè)務特點，科學合理地設計出符合本企業(yè)運作 的帳務流程。 一．貨款結算簡單流程圖 1．正常結款流程圖 2．預申請結款流程圖 3．代銷結款流程圖 二．結帳之前的準備工作 1．提交結帳供應商清單 1．1．針對可以采取每星期二或者星期五結款的供應商，業(yè)務員必須在每個星期五之前 向返利結算員提交下星期二或者星期五要結款的供應商名單， 1．2．針對只能在每個月12號或者28號結款的供應商，業(yè)務員必須在每個月8號或者24號 之前向返利結算員提交12號或者28號要結款的供應商名單， 2．與供應商溝通，商討扣款事宜，并確定扣款開票要求 2．1．返利結算員根據(jù)業(yè)務員提交的要結款供應商的名單，審核供應商的返利、費用支 付情況，并填寫款項回收催收單，并及時交給業(yè)務干事，并傳真給供應商財務（需事 先準備供應商財務傳真號碼） 2．2．業(yè)務干事根據(jù)催收單內(nèi)容與業(yè)務員商討返利、費用回收事宜，確定哪些款項需在 下次結款中回收。 2．3．業(yè)務員根據(jù)商討結果，打電話給供應商，通知我公司需在下筆結款中帳扣收回哪 些款項，并落實發(fā)票如何開出。 2．4．業(yè)務員把與供應商的溝通結果以書面方式記錄下來，及時提交給返利結算員。 3．填寫付款計劃： 3．1．業(yè)務員根據(jù)供應商的帳期情況，我公司的庫存，銷售情況，填寫付款計劃。 3．2．付款計劃一份交業(yè)務干事，一份交排款人員。 三．結算流程敘述 1．正常結算流程 1．1．發(fā)票管理： 1．1．1．業(yè)務干事向供應商簽收增值稅發(fā)票，并在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關信息。 1．1．2．業(yè)務干事第一時間審核發(fā)票中的折扣折讓的項目是否反映清晰，如發(fā)票中的折 扣折讓沒有說明是支付何種款項，必須即時與相關供應商的財務或者業(yè)務聯(lián)系，確定 折扣折讓的項目，并判斷該款項是否可以通過發(fā)票折扣折讓支付。如不能落實清楚折 扣折讓項目的，或者我公司該應收款項不能通過發(fā)票折扣折讓方式收回的，則暫停發(fā) 票勾對，停止付款，直到完全符合要求為止方可發(fā)票勾對結款。 1．1．3．業(yè)務干事按發(fā)票內(nèi)容在ERP系統(tǒng)中勾對進貨單ID號或者輸入發(fā)票號碼，增票中 有折扣折讓的情況同時填寫返利結算單。 返利結算單填寫控制：1。當場開折讓；2。先帳扣后折讓 1．1．4．業(yè)務干事自流返利結算單第一聯(lián)，并把第一、二聯(lián)返利結算單和發(fā)票交給進貨 會計。 1．1．5．進貨會計在業(yè)務干事的發(fā)票登記簿上簽收發(fā)票 1．1．6．進貨會計核對發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認后錄入ERP系統(tǒng)，生成財務憑 證 1．2．申請貨款： 1．2．1．業(yè)務員根據(jù)供應商的帳期情況，我公司的庫存，銷售情況，填寫付款計劃，并 且把付款計劃一份交業(yè)務干事，一份交排款人員。 1．2．2．業(yè)務干事根據(jù)業(yè)務員排款單以及催款單填寫資金申請單和返利結算單（填單要 求參見以下“單據(jù)填寫規(guī)定”） 1．2．3．業(yè)務干事把資金申請單和返利結算單交給進貨會計。 1．2．4．進貨會計根據(jù)資金申請單及付款清單，在ERP系統(tǒng)中勾對結算ID號，把結算ID 號填寫在資金申請單上，并在資金申請單上簽字。 1．2．5．進貨會計再把簽完字的資金申請單和返利結算單返還給業(yè)務干事。 1．2．6．業(yè)務干事再把資金申請單和返利結算單交給領導簽字。 1．2．7．業(yè)務干事把簽完字的資金申請單和返利結算單交給返利結算員。 1．2．8．返利結算員進行常規(guī)付款審核。 A．返利結算員審核單據(jù)填寫的規(guī)范性，單據(jù)填寫不符合要求的，退回重填些單子。 B．審核應收款項本次結款的扣款情況，如存在該收回來的應收款項本次結款未收回， 向相關業(yè)務員了解原因，如果沒有合理解釋，財務有權直接帳扣收回。 C．審核完畢，可以付款的，返利結算員在資金申請單上簽字，并把單據(jù)遞交給付款結 算員 2．預申請結算流程 2．1．申請貨款 2．1．1．業(yè)務員根據(jù)供應商的帳期情況，我公司的庫存、銷售情況，填寫付款計劃，并 且把付款計劃一份交業(yè)務干事，一份交排款人員。 2．1．2．業(yè)務員根據(jù)排款計劃和催收單填寫資金申請單和返利結算單。 2．1．3．業(yè)務員把資金申請單和返利結算單交給業(yè)務干事審核。 2．1．4．業(yè)務干事審核相應供應商的發(fā)票到帳情況，把增票到帳情況填寫在資金申請單 上，并簽字。 2．1．5．業(yè)務干事把資金申請單和返利結算單交給返利結算員 2．1．6．返利結算員進行常規(guī)付款審核（審核標準與正常結款相同） 2．2．發(fā)票管理 2．2．1．業(yè)務干事向供應商簽收增值稅發(fā)票，并在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關信息。 2．2．2．業(yè)務干事第一時間審核發(fā)票中的折扣折讓的項目是否反映清晰，如發(fā)票中的折 扣折讓沒有說明是支付何種款項，必須即時與相關供應商的財務或者業(yè)務聯(lián)系，確定 折扣折讓的項目，并判斷該款項是否可以通過發(fā)票折扣折讓支付。如不能落實清楚折 扣折讓項目的，或者我公司該應收款項不能通過發(fā)票折扣折讓方式收回的，則暫停發(fā) 票勾對，停止付款，直到完全符合要求為止方可發(fā)票勾對結款。 2．2．3．業(yè)務干事勾對進貨單ID號（或錄入發(fā)票號碼），如發(fā)票中有體現(xiàn)折扣的同時填 寫返利結算單，之后把發(fā)票和返利單交給進貨會計簽收。 返利結算單填寫控制：1。當場開折讓；2。先帳扣后折讓 2．2．4．進貨會計核對發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認后錄入ERP系統(tǒng)，生成財務憑 證 3．代銷結算流程 3．1．發(fā)票管理 3．1．1．業(yè)務員從ERP系統(tǒng)中拉銷售數(shù)據(jù)給供應商 3．1．2．供應商根據(jù)我公司的銷售情況開增值稅發(fā)票（分按供價開票和按零售價開票兩 種） 3．1．3．供應商把增票連同銷售清單交給業(yè)務干事簽收。 3．1．4．業(yè)務干事在發(fā)票登記簿上登記發(fā)票相關信息 3．1．5．業(yè)務干事核對發(fā)票內(nèi)容與銷售清單內(nèi)容是否一致，并且如果發(fā)票中有體現(xiàn)折扣 折讓的情況同時填寫返利結算單。 返利結算單填寫控制：1。當場開折讓；2。先帳扣后折讓 3．1．6．進貨會計簽收發(fā)票，并在ERP系統(tǒng)中勾對貨品ID號，審核發(fā)票單價的正確性。 3．2．申請貨款 3．2．1．業(yè)務員按銷售情況列付款計劃 3．2．2．業(yè)務干事根據(jù)付款計劃和進貨會計的發(fā)票審核情況，填寫資金申請單，如當期 有款項需回收的，同時填寫返利結算單。 3．2．3．業(yè)務干事把資金申請單和返利結算單交給進貨會計。 3．2．4．進貨會計在ERP系統(tǒng)中勾對結算ID號，把結算ID號填寫在資金申請單上，并在 資金申請單上簽字。 3．2．5．進貨會計把資金申請單交給業(yè)務干事，業(yè)務干事再把資金申請單交給領導簽字 。 3．2．6．業(yè)務干事把簽完字的資金申請單和返利結算單交給返利結算員。 3．2．7．返利結算員進行常規(guī)付款審核（審核標準與正常結款相同） 四．票據(jù)填寫標準規(guī)定 1．資金申請單填寫標準 1．1．所有的資金申請單都由業(yè)務干事填寫。 1．2．資金申請單必須在結款之日前一天的上午送交到返利結算員進行付款審核。 1．3．供應商必須填寫全稱；部門、部門相關業(yè)務員要分別填寫清楚 1．4．品牌、品類必須填寫清楚，一張申請單如有多個品牌，必須分別列出，不可填寫 模糊的字眼，比如“家電一批”或“某品牌冰洗”或“某品牌廚具”這種字眼，并且列清各 品牌對應金額，若資金申請單上填寫不下，可附明細清單。（清單格式參見下表） XX家電連鎖資金申請商品清單 |品牌 |品類 |規(guī)格型 |數(shù) |折扣前 |折扣 |折扣 |發(fā)票 |發(fā)票 |結算I| | | |號 |量 |貨款金 |項目 |金額 |金額 |號碼 |D | | | | | |額 | | | | | | |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 | |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 |　 | 1．5．結款所涉及到的品牌型號如有包含特價機，必須在申請單上注明，并且列出特價 機金額以及規(guī)格型號和適用的返利政策。 1．6．預申請貨款規(guī)定：核算返利絕大部分采用回款額作為基數(shù)，回款額統(tǒng)計的準確性 直接關系的我公司核算應收返利的真實性。我公司付款方式很大部分采用預付款方式 ，在申請資金時，資金申請單上基本不體現(xiàn)商品信息，由于存在特價機等例外情況， 此現(xiàn)象造成我公司以回款額核算應收返利的不確定和不準確。鑒于此情況，規(guī)定如下 ： 1．6．1．每單預申請貨款都必須具備該筆預申請貨款的用款計劃，說明該筆貨款將用來 采購何種商品，并把用款計劃附在資金申請單后面。 1．6．2．正常機型與特價機型和有特殊返利政策機型的預申請貨款，必須分別列示或者 分別填寫資金申請單。 1．6．3．同一個供應商不同品類商品高金額集中采購的情況，必須在資金申請單上分別 列示不同品牌或者不同品類的商品預付款采購金額（比如海爾公司集中打款的情況） 1．6．4．一個供應商供應一個品牌兩種品類以上的商品，必須分別列示不同品類商品的 預申請貨款金額（如西門子冰洗、夏普冰洗、小天鵝冰洗等） 1．6．5．一個供應商供應兩個或者兩個以上品牌的商品，必須分別列示不同商品的預申 請貨款金額 1．6．6．在貨已到，而增票未到的情況下，不能以預申請方式進行申請貨款進行結帳， 必須在發(fā)票到帳后方可結帳。 1．7．如有折扣或者帳扣的情況，資金申請單必須同時體現(xiàn)折扣或者帳扣之前以及折扣 或者帳扣之后的金額，即同時體現(xiàn)貨款金額和實際支付金額，同時在資金申請單上列 清各種折扣或者帳扣的扣款事項以及金額。 1．8．資金申請單送交返利結算組之前，必須以通過填單人，業(yè)務干事或者進貨會計人 員，業(yè)務部門經(jīng)理，營銷總監(jiān)簽字，否則資金申請單將退回，不予結款。 1．9．資金申請單送交返利結算組之前，申請金額大寫不必填寫，由返利結算組審核后 填寫。 1．10．資金申請單不能有涂改痕跡，保持字跡清晰容易理解。 2．返利、費用回收結算單填寫標準 2．1．所有返利、費用回收結算單都由業(yè)務干事填寫。 2．2．單據(jù)填寫規(guī)范： 2．2．1．供應商必須填寫全稱；部門、部門相關業(yè)務員要分別填寫清楚 2．2．2．品牌、品類必須全部填寫清楚； 2．2．3．款項回收嚴格按“返利、費用回收結算單”對應的項目格式體現(xiàn)數(shù)據(jù)，盡量不要 跨行或者隨意位置填寫回收款項 2．2．4．一張返利結算單的返利或者補差如是包含多個品牌，必須分別列出品牌和相應 數(shù)據(jù)。 2．2．5．返利結算單上每筆收回款項必須注明具體回收款項名稱。 2．2．6．月度返利、季度返利、年終返利、階段活動返利和補差回收在返利結算單上不 能存在任何兩項或者兩項以上回收數(shù)據(jù)合計體現(xiàn)方式，必須分別列示各回收項目的已 收金額 2．2．7．每項返利和補差回收數(shù)據(jù)必須分別說明返利所屬期（屬于哪個返利核算期間返 利或者補差）。 2．3．所有返利、費用回收結算單填寫沒達到規(guī)定標準，將被退回重新開出。 五．單據(jù)保管規(guī)定 單據(jù)包含：資金申請單、資金申請商品清單、應收款項結算單（原返利結算單）、催款 單 ----------------------- 進貨會計核對發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認后錄入ERP系統(tǒng)，生成財務憑證 業(yè)務干事再把資金申請單和返利單交給返利管理員 業(yè)務干事填寫返利結算單，并把資金申請單交給領導簽字 業(yè)務干事把發(fā)票交給進貨會計 業(yè)務干事勾對進貨單ID號（或錄入發(fā)票號碼），如發(fā)票中有體現(xiàn)折扣的同時填寫返利結 算單 業(yè)務干事簽收發(fā)票，并手工登記發(fā)票信息 業(yè)務干事與業(yè)務員溝通扣款事宜 返利管理員對結款進行常規(guī)審核 進貨會計根據(jù)資金申請單內(nèi)容勾對結算ID號，并在申請單上填上ID號并簽字 進貨會計把資金申請單交給業(yè)務干事 業(yè)務干事填寫資金申請單交給進貨會計 返利管理員把單據(jù)提交給付款結算員 返利管理員給業(yè)務干事提交催收單 業(yè)務員列排款計劃 返利管理員把單據(jù)提交給付款結算員 業(yè)務干事把資金申請單交給返利管理員 業(yè)務員列排款計劃 業(yè)務干事填寫資金申請單，審核發(fā)票到帳情況，手工帳登記預付款，填寫返利結算單， 并把申請單交領導簽字 返利管理員給業(yè)務干事提交催收單 返利管理員對結款進行常規(guī)審核 業(yè)務干事與業(yè)務員溝通扣款事宜 業(yè)務干事勾對進貨單ID號（或錄入發(fā)票號碼），如發(fā)票中有體現(xiàn)折扣的同時填寫返利結 算單，之后把發(fā)票和返利單交給進貨會計 進貨會計核對發(fā)票內(nèi)容與系統(tǒng)內(nèi)容一致性，確認后錄入ERP系統(tǒng)，生成財務憑證 業(yè)務干事簽收發(fā)票, 并手工登記發(fā)票...
貨款結算流程管理