郵政電信行業(yè)如何實施ISO9000
郵政電信行業(yè)如何實施ISO9000 郵電通信業(yè)是從事信息與實物傳遞的服務業(yè)，它由郵政和電信兩大部分組成。 郵電通信把生產經營與消費、國家與地區(qū)、城市與鄉(xiāng)村、國內與國外緊密聯(lián)結成一個網 絡，通過郵電通信服務，為社會和客戶提供快捷、高效和經濟的信息服務，縮短了空間 和時間距離，已成為現(xiàn)代社會必不可少的服務業(yè)之一。 我國郵政起源與古代郵驛。近10年來，郵政獲得持續(xù)、快速的發(fā)展。目前，郵政網絡四 通八達，覆蓋全國，總長度達到211.8萬公里，擁有郵電局（所）72496個，并與141個國 家和地區(qū)建立了業(yè)務聯(lián)系。在穩(wěn)步發(fā)展信函、包裹、匯兌、報刊發(fā)行等傳統(tǒng)業(yè)務的同時 ，還開發(fā)了特快專遞、郵政儲蓄、廣告信函、商品郵購、國際匯兌等新業(yè)務，郵政收入 年均增長30.11%，正逐步建成傳輸快速化、作業(yè)自動化、營業(yè)電子化、管理信息化、服 務多元化的布局合理、技術先進、管理科學、傳遞迅速、服務優(yōu)良的郵政網絡。 電信發(fā)展更是飛速。1978年時，我國電話網總容量僅有574萬門，電話機總數(shù)只有369萬 部，電話普及率僅為0.38%。到1996年，全國城鄉(xiāng)電話交換機容量已達10864萬門，電話 用戶6179萬戶，程控化達99.4%，電話普及率上升到6.33%，而且已有1300多個市（縣） 進入國際直撥網；通信網實現(xiàn)了由人工網的轉變，并正由模擬技術向數(shù)字技術過渡；電 信傳輸從原明線為主發(fā)展到電纜、光纜、微波和衛(wèi)星的綜合利用；無線尋呼、移動電話 、磁卡電話、用戶傳真、可視電話等先進通信手段都已在我國得到迅速發(fā)展。如杭州市 ，在1997年，電話機用戶已達50多萬戶、電話普及率為43.08%，長途電話可通達214個國 家和地區(qū)及國內1900多個市、縣。1994年12月開通電視電話會議系統(tǒng)使全省73個市、縣 和部分鎮(zhèn)、及省、市、政府會議聯(lián)成亞洲最大規(guī)模的會議電視電話大網。 據(jù)國家統(tǒng)計部門統(tǒng)計，1996年完成郵電業(yè)務總量1335億元，比上年增長35.4%，創(chuàng)造了世 界郵電發(fā)展史上的先例，也充分說明郵電通信業(yè)已成為我國最大的服務業(yè)之一。 信息社會和市場經濟的發(fā)展，要求郵政、通信業(yè)提供迅速、規(guī)范和滿意的服務，而要實 現(xiàn)迅速、規(guī)范和滿意的服務，就必須建立和實施服務質量體系。本章從郵政、電信兩個 方面分別闡述其服務質量體系的構成、特點、文件和實施方法。 第一節(jié) 郵政服務質量體系 郵政服務是為客戶傳遞信函、包裹、印刷品、明信片、快件等信息或實物的公用服務部 門。它的客戶（即服務對象）遍布各個領域，涉及各行各業(yè)。 郵政服務過程必須依靠至少兩個以上的郵政聯(lián)合作業(yè)才能完成，服務過程中任何一個環(huán) 節(jié)的疏忽都可能導致郵政服務質量事故的發(fā)生。 郵政服務質量事故一般分為下列兩類： 一是反映在包裹郵件安全方面，即丟失損毀了郵件，使收件人收不到或收不全郵件。 二是反映在影響郵件時限方面，即因錯分錯發(fā)、積壓延誤而導致超過規(guī)定的收件時間。 如1993年，有一份參與國際投標的快件（投標號），被郵政部門作為一般件郵寄而延誤 ，使投寄單位因此失去中標機會，并造成商業(yè)信譽損失和1萬多美元的直接經濟損失。 為了杜絕郵政服務質量事故的發(fā)生，郵政部門必須盡快宣貫國際服務質量管理標準（IS O 9004.2）， 建立和實施郵政服務質量體系。 一、郵政服務質量環(huán)與質量特性 1.郵政服務質量環(huán) 從郵政服務實際出發(fā)，ISO 9004.2中服務質量環(huán)，我們可以編制一個郵政服務質量環(huán)，如圖7—1所示。 從圖7—1可以看到，郵政服務提供過程從郵寄一分發(fā)一郵遞一交送一收取，要經過不同郵 電局的許多部門與人員，才能讓收件人順利地收取寄件人郵寄的信函等郵件，這就要求 郵政部門切實樹立“人民郵電為人民”的服務宗旨，對郵件傳遞過程，即郵政服務提供過 程，實行以全員參與、全過程控制、全網協(xié)作為內容的“三全”管理。 2.郵政服務質量特性 （1）時限性 指郵政服務全過程的實踐期限，即郵件運遞時限。在“特快專遞”郵件服務上更為重要， 一般用延誤時間或郵件延誤率來考核。 為了確保郵件在規(guī)定的時限內交送到收件人手中，郵政部門可以把全程時限分解為郵政 部門內部各服務環(huán)節(jié)的工作時限指標。 （2）安全性 即郵件的安全和保密要求。這方面的質量考核指標有郵件損失率、報刊發(fā)行損失率和機 要文件失密丟損率等。 （3）準確性 即郵件收發(fā)的準確程度，一般用郵件錯收率和錯投率來考核。 （4）簡便性 即客戶郵件、收取的方便程度。它是郵政服務獲取客戶滿意的重要特性指標。這就需 要郵政部門從設置郵政網點（包括郵箱）的密度，郵政服務人員的素質、技能，郵政服 務營業(yè)時間等各方面入手，適應和滿足廣大客戶和消費者的郵政服務需求。 二、郵政服務質量體系文件 質量體系文件是表述質量體系的依據(jù)。友好服務質量體系文件一般由四個層次構成。 1.質量手冊 郵政服務質量手冊可以是獨立的質量手冊，也可以是郵電通信質量手冊中的分冊，可 以是ISO 9004.2和ISO 10013編制的質量管理手冊，也可以是ISO 9001或ISO 9002編制的質量保證手冊。 2.管理規(guī)范 依據(jù)郵政服務質量體系的要素及其質量活動過程控制的客觀需要，編制若干個管理規(guī) 范，即程序文件。如： 1. （1） 郵件標識和追溯性管理規(guī)范； 2. （2） 不合格郵件控制規(guī)范； 3. （3） 不規(guī)范服務控制規(guī)范； 4. （4） 特快專遞（EMS）的收、發(fā)和交付規(guī)范； 5. （5） 郵政儲蓄管理規(guī)范等等。 3.崗位服務與作業(yè)規(guī)范 郵政服務過程中，有直接與客戶接觸的服務崗位，如郵局（所）的營業(yè)員、投遞員等 ，也有不與客戶接觸作業(yè)崗位。因此，可分別編制崗位服務規(guī)范與作業(yè)規(guī)范。必要時， 對一些管理崗位，還可編制工作規(guī)范。 無論哪類規(guī)范，均應貫徹相應的管理規(guī)范和技術規(guī)范要求，并GBI標準格式編制。 4.質量記錄 對郵政服務活動過程中和各類原始記錄、匯總表及專題報告等，均應按統(tǒng)一、規(guī)范、數(shù) 據(jù)共享的原則，設計與確定質量記錄格式，并應填寫真實、準確、全面，按規(guī)定分類、 編號、保存和使用。 三、郵政服務質量體系的建立和實施 郵政服務質量體系的建立可以采用“管理者推動”和“受益者推動”兩種方式。 管理者推動方式，是指郵政部門或單位領導人從郵政服務市場需求和趨勢調研、預測出 發(fā)，以ISO9004.2及相關的質量管理標準為指導，依據(jù)郵政服務質量環(huán)，建立一個科學、 合理、適用有效的郵政服務質量管理體系。 受益者推動方式，是指郵政部門單位或單位依據(jù)客戶或其他受益者（或認證機構）提出 的質量保證要求（一般可歸類于ISO 9001或ISO 9002）建立郵政服務質量保證體系。然后，以該質量保證體系為核心，進一步拓展、建 立質量管理體系。 盡管受益者推動方式是目前國內外流行的作法，但采用管理者推動方式建立的質量管理 體系需要比采用受益者推動方式建立的質量保證體系更加全面和更富有成效。 我國四川省南充地區(qū)郵電局，早在1990年就參照ISO 9004編制《質量管理手冊》，該《手冊》有12部分40多個管理規(guī)范，共32萬字。認證推行全 面質量管理，并使質量管理科學化、標準化、法制化，取得了顯著的成效，從而榮獲了 國家質量管理獎。 近幾年來，我國更多的郵電局在作出服務承諾的同時，積極主動地宣貫ISO 9000族標準，結合本局實際 ，建立郵政服務質量體系提高郵政服務質量水平。 1. 第一節(jié) 電信服務質量水平 電信服務主要是通過通信設備傳遞信息，使其實現(xiàn)預期空間場所地變更，使這些信息 或信息載體，如電話、電報、傳真等為客戶或社會產生有效地用途。因此，通信設備地 先進性和完善性往往成為電信服務質量好壞地重要原因。 如我國地電話傳輸設備已經歷了人工—步進制—縱橫制—程控等發(fā)展階段。城市內電話 網和長途電話網的程控化比率已分別達到86%和98.6%，從而使我國的電話有效接通率迅 速提高，電信服務差錯率大大減少。 但是，要從根本上提高我國電信服務質量水平，還是要認真建立和實施電信服務質量 體系。 1. 一、 電信服務質量環(huán) 電信服務的本質或根本任務是快速、準確地把信息轉送到客戶處，體現(xiàn)其價值和效用 ，否則，就會隨著時間的流逝而降低其價值，甚至成為毫無價值或過時廢棄的東西。 近百年來，電信技術發(fā)展很快，一般將其發(fā)展劃分為四個階段。 1.電報信息服務（1837～1875年） 以1837年美國科學家莫爾斯發(fā)明電磁式電報機為人類開始使用電報方式進行信息服務 的開始。 2.電話通信服務（1876～1928年） 1876年英國科學家貝爾利用電流傳遞話音實驗成功，發(fā)明了世界上第一臺電話，是電 話通信服務時代的開始。 3.電視圖象通信服務（1929～1952年） 1929年英國科學家貝爾德發(fā)明電視機，標志著電視圖象通信時代的開始。至今，電視 電話會議已成為世界上最先進的會議方式。 4.數(shù)據(jù)通信服務（1953年至今） 從1953年在匈牙利數(shù)學家馮·諾伊曼的理論基礎上，發(fā)明了世界上首臺數(shù)字式電子計 算機開始，到現(xiàn)代“信息高速公路”的建立，使21世紀成為信息時代，信息成為僅次于物 質和能源的第三重要資源。 但是，無論何種信息傳輸技術，其服務過程基本上可以分成信息輸出—傳輸—交換—送 達等若干階段階段，為此，可ISO 9004.2中服務質量環(huán)編制成電信服務質量環(huán)，見圖7—2。 二、電信服務質量體系文件 1.質量手冊 電信部門應該ISO 9004.2的原則規(guī)定，結合電信服務特點，ISO 10013《質量手冊編制指南》編寫質量管理手冊。 必要時，也可按ISO 9001或ISO 9002的原則規(guī)定，從電信客戶的需求出發(fā)或按認證機構要求編制質量保證手冊。如，某 電信部門編制的質量保證手冊中質量體系要素為： 4.1管理職責 4.2質量體系 4.3電信服務合同或協(xié)議 4.4設計控制 4.5文件和資料控制 4.6采購 4.7顧客信息的安全和 4.8信息標識和可這 4.9電信傳輸過程控制 4.10檢驗和試驗 4.11檢驗和測量設備儀器的控制 4.12電信設備的檢驗狀態(tài) 4.13不合格信息和不規(guī)范服務的控制 4.14糾正和預防措施 4.15電信的交換和交付 4.16質量記錄的控制、 4.17內部質量審核 4.18員工培訓 4.19延伸服務 4.20統(tǒng)計技術 2.管理規(guī)范 針對電信服務質量體系的每個要素及其每項活動過程，從電信部門的實際情況出發(fā)，編 制若干個電信服務方面的管理規(guī)范，并提出明確具體的數(shù)量化管理目標。如： 1. （1） 電報差錯率； 2. （2） 市內或長途電話接通率； 3. （3） 電傳合格率； 4. （4） 電信設備完好率； 5. （5） 服務滿意率等等。 根據(jù)電信服務的固有特點，應著重編制對電信設備、設施、電路等方面的管理規(guī)定。 3.技術規(guī)范 無論是有線電信服務，還是無線電信服務都要涉及到很多的電信設備裝置，因此，必然 需要編制和實施大量的技術規(guī)范，如： GB49443 信息技術設備的安全 GB2312 信息交換用漢字編碼字符集基本集 GB9159 無線電交換用漢字編碼字符集基本集 GB12638 微波和超短波通信設備輻射安全要求 GB13837 聲音和電視廣播接收機及有關設備干擾特性允許值和測量方法等等 4.作業(yè)規(guī)范和服務規(guī)范 對電信設備操作人員來說，應制訂和實施作業(yè)規(guī)程。對直接為顧客提供電信服務的營業(yè) 員、電報投遞員、話務員等應制定與實施服務規(guī)范。 必要時，還可以對電信部門的管理人員制訂工作規(guī)范。 5.質量記錄 在電信服務與電信設備維護、使用檢修過程中有產生很多原始記錄、報表和分析報告， 在電信服務質量管理或審核中又要產生一系列的報告與記錄，這些都是質量記錄，應統(tǒng) 一涉及、規(guī)范，并填寫正確、清晰。 三、 服務質量體系的運行和改進 電信服務質量體系可以是采用管理者推動方式建立起來的質量管理體系，也可以是采用 受益者推動方式建立起來的質量保證體系；可以與郵政服務質量體系合建為一個質量體 系，也可以單獨建立為電信服務質量體系。 電信服務質量體系建立起來之后，應采取有效措施推進其不斷獨立運行和改進。 1. 1. 不斷進行質量培訓教育 電信服務質量體系有效運行的關鍵在于人。無論是管理人員、作業(yè)人員，還是服務人 員，都應接受質量培訓教育，尤其是要接受本單位電信服務質量體系文件的培訓，理解 其內容與要求。 電信服務管理人員則應帶頭學習。 2. 2. 認真執(zhí)行質量考核制度，并與經濟分配制度密切掛鉤 電信企業(yè)應推行以服務質量、設備質量為考核內容的經濟責任制度，使服務（工作） 質量好的員工受到獎勵而激勵他們進一步提高服務（工作）質量。使服務（工作）質量 差的員工受到處罰、告戒而引以為戒，得到改進。 3. 3. 積極QC小組活動、規(guī)范服務達標活動和社會服務承諾活動 電信企業(yè)要認真按照國家經貿委、財政部全國總工會、團中央、中國科協(xié)、中國質協(xié) 199...
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