采購管理手冊(doc 49)--采購中心組織結構
第一章 采購中心組織結構 |采購中心總經(jīng)理| 采購中心副總經(jīng)理 高級采購經(jīng)理 MST經(jīng)理 采購經(jīng)理 商品后勤部經(jīng)理 MST職 員 采購助理 職 員 第二章 倉儲超市采購的定義 倉儲超市采購的英文表達是“MECHANDISE"。它有別于制造業(yè)為滿足生產(chǎn)需求而進行的 原材料購買行為，是倉儲超市為完成商品穩(wěn)定增值和銷售而進行的有組織、有計劃的購 買行為和配套銷售行為。它是在一定采購決策思想指導下進行的一個包含市場調(diào)研，采 購方案的制定，供應商調(diào)研，商務談判，商品的購買及商品在店面的布局擺放展示的全 過程。 第三章 對采購人員的基本要求 （一）工作態(tài)度的要求 1. 具有很強的敬業(yè)精神。 2. 誠懇、認真、嚴謹、積極進取。 3. 有禮有節(jié)，謙順平和地對待他人，營造和諧高效的工作氛圍。 4. 不斷學習掌握專業(yè)知識和產(chǎn)品知識。 5. 以平衡的心態(tài)對待工作中的問題和困難，尋求積極的解決方法，提高團體協(xié)作精 神。 （二）素質(zhì)要求 1. 受過良好的高等教育。 2. 具有較高的EQ，良好的溝通能力和協(xié)調(diào)能力。 3. 良好的綜合素質(zhì)，如判斷力、決策力，高超的談判技巧，組織管理能力，分析解決 問題的能力，文件管理能力及文字處理能力等。 4. 熟練運用計算機及商品管理系統(tǒng)。 5. 熟練掌握英語。 （三）工作紀律 1. 任何人不能以任何方式損壞公司利益和形象為結果，而謀取個人所不應得到的利益 ，違者將嚴懲。 2. 上班：除特殊需要外，采購中心人員上正常班（8：30AM~5：30PM），每天工作時 間8小時，每周計40小時。 3. 市內(nèi)外出：SM或M離開公司到市內(nèi)辦事必須通知其AM及MST離開及預計返回時間，收 到公司呼喚時應立即回復。 4. 外地出差：采購中心人員出差必須在二天前將出訪計劃交中心副總以上批準（見出 訪計劃表），回到公司24小時內(nèi)要將出訪總結交中心總經(jīng)理或副總經(jīng)理。在外地 其間，出差人員應每天給MST通話一次。如無特殊原因，出差人員應及時返回， 否則應經(jīng)中心副總經(jīng)理以上批準。一般情況下，SM、M及AM不能同時出差，應留 AM在公司處理一切事務。 5. 辦公室及會議室：來訪人員禁止進入采購辦公室，應充分利用會議室進行洽談。中 心各人員必須保持辦公桌及辦公室的清潔。 6. 樣品：樣品一經(jīng)采用，應交店內(nèi)銷售，未被采用者在二個月內(nèi)有可銷售價值的也交 由店內(nèi)出售。樣品未經(jīng)許可不可自用或送人，樣品管理必須有序（樣品保管預交 給店里銷售要有手續(xù)）。 7．工作計劃原則： 1. 根據(jù)采購工作的八個基本內(nèi)容，每四周制定例表計劃。 （2）任何對所制定計劃作出的較大修改，須向上一級經(jīng)理請求許可。 8．例會：每周一次例會，由中心副總經(jīng)理，高級采購經(jīng)理，采購經(jīng)理（出差缺席時 由其助理代表）及MST經(jīng)理參加，會議主要內(nèi)容包括： 1. 一周工作總結：與會人員簡要發(fā)言，總結一周工作。 2. 新產(chǎn)品介紹：新廠家、新產(chǎn)品應在會議做介紹，聽取大家意見，是否接受其進 入東方。最后由中心總經(jīng)理匯同商店作最后決定。 3. 四周工作計劃：SM及M把下四周的工作計劃表交由例會討論，聽取大家意見。 4. 由中心總經(jīng)理安排下一步工作。 5. 會議內(nèi)容由MST負責整理紀錄，并存檔備查。 9. （1）店內(nèi)工作：采購中心所有人員一律進店，與對應商品部門緊密配合，做好商 品進店、擺放、展示、陳列、補貨、退貨等工作。要了解顧客對產(chǎn)品種類、價格 、質(zhì)量的反映, 店員對產(chǎn)品銷售情況的反映, 因此在店內(nèi)服務是最好的方式。 2. 店內(nèi)主要管理人員與采購部門視具體情況安排定期的溝通會議。 10．保密：各級人員必須嚴守公司商業(yè)機密,如：供貨商名單、供貨價格、合同條款 等。 泄密者將予嚴懲，視情節(jié)輕重, 直至開除出采購隊伍。 第四章 采購工作的基本概念和原則 1. 商品的構成： 商品是由品種和檔位構成的, 分為部類、大類、子類、SKU四個層次。品種的齊全指：a.大的部類都要有設置 b.大類的齊備 c.子類，即系列的配套d. SKU，即款式、花色、規(guī)格、型號的相對豐富。而且部類系列之間要講究整體的配套。檔 次的齊全指價格的齊全。倉儲超市的高、中、低檔率的配比一般為2：5：3。部門的各檔 次率的計算公式是 部門的各檔次SKU數(shù) 部門的所有SKU數(shù) 價格： （一）進價 ：指進入系統(tǒng)的成本價，須含括運費、關稅、增值稅等附加成本。 1．國內(nèi)商品 1. FOB條款的情況下，我方承擔運費，必須要有運輸發(fā)票。 2. CIF條款包含保險費和運費，它趨近或等于到店價。 3. 增值稅是我們這種正規(guī)商店在采購過程必須考慮的成本之一，在供應商不能提供 增值稅發(fā)票，但產(chǎn)品的質(zhì)量和價位都可以接受的情況下，可要求供貨商讓利承 擔增值稅，標準是：報價(0.8547。 2．國外商品 進價成本=CIF價或(FOB價+運費)×(1+DUTY)×1.17 （二）零售價： 1. 東方家園零售價的概念：價格是某產(chǎn)品能夠被市場接受的價值，東方家園的產(chǎn)品價格 必須低于同一產(chǎn)品在當?shù)氐氖忻娉山粌r格，也就是說，我們所遵從的是市場定價而 不是成本定價——天天平價。天天平價是倉儲型商店的根本。作為采購人員，我們決 定著顧客對東方的“感覺”，顧客是否感到東方的價格為最低將決定顧客是否到東方 來。我們在定價時一定要明了這一點，自覺地以最低成交價來衡量店內(nèi)每一樣商品 的價格，一旦有人反映某些商品的價定高了，我們必須在24小時做出修改。 2. 市場定價：市場定價考慮兩個問題，一是市場價格相抵的產(chǎn)品如何定價 ，二是獨家經(jīng)營的產(chǎn)品如何定價，什么是市場能夠接受的價格。 1. 價格透明度高，敏感型產(chǎn)品在定價時，須接近或低于市場批發(fā)價，比零售價低8 ~10%。 2. 主導產(chǎn)品在定價時要比實際市場成交價低3~5%。 3. 獨家經(jīng)營的在定價時要根據(jù)市場接受能力提高毛利率。 3. 定價尾數(shù)規(guī)則： 1. 單價100元以上的產(chǎn)品，標價不得有“角、分”，必須是整元。 2. 標價的尾數(shù)必須是“6”、“8”或“9”，不應出現(xiàn)其他尾數(shù)，例如“142元”應改為“1 46元”或“148元”（毛利和市場競爭價特例對待）。 3. “角和分”的標價應為“49”、“79”、或“99”。 4. 產(chǎn)品滯銷的原因：產(chǎn)品賣不出去，有下面幾方面的原因，各采購人員要進行分析，哪 些是你能控制的因素，哪些是不能控制的，再從可控制因素入手，不能坐等。 ——季節(jié) ——價格或檔次 ——產(chǎn)品質(zhì)量 ——配套產(chǎn)品不全 ——展示不充分 三. 滾動平均成本： 公式：滾動平均成本= 當前庫存數(shù)量×當前成本+新進數(shù)量×新進成本 當前庫存數(shù)量+新進數(shù)量 四. 毛利率、滾動毛利率： 公式：毛利率=（零售價-總成本）/零售價 =（2-1.33）/2 =0.335=33.5% 銷售額是首先要追求的目標，然后才是毛利率。 公式：滾動毛利率= （ 零售價-滾動平均成本） ×100% 零售價 五. 周轉(zhuǎn)率： 周轉(zhuǎn)率= 銷售額/平均庫存（零售價計） 美國HOME DEPOT平均周轉(zhuǎn)率是5。 我們可以此來推算銷售額或應有的平均庫存。 例如： 1. 如果平均庫存量是30，000，000元（零售價計） 則：年銷售額= 平均庫存× 周轉(zhuǎn)率 30，000，000 ×5 =150，000，000元（一億五千萬） 2. 如果我們想把年銷售額提高到250，000，000（二億五千萬），則平均庫存要增 加到 = 年銷售額/5= 250，000，000/5 = 50，000，000（五千萬元） 3. 周轉(zhuǎn)率是5，也就是說每12個月/5 = 2.4個月所有庫存周轉(zhuǎn)一次，那么最大的 庫存量不應超過三個月的銷售額。 5. 采購中心的基本程序 這里我們用下圖簡單描繪采購工作的基本程序，然后逐一展開敘說。 1. 采購決策： 1. 采購決策是一個無限發(fā)展的過程，它與市場調(diào)研、供應商的調(diào)查是同步進行的， 同時指導著采購工作的全過程。 2. 采購決策的內(nèi)容： 1. 本店的市場定位和顧客群定位。 2. 品牌和供應商的選擇及其所占的貨架數(shù)，還有對應的首批訂單的數(shù)量。 3. 談判的最理想條款和最低條款，主要考慮的是價格條款、運輸條款、服務條款 。 4. 采購時間表包括什么時候與供貨商簽定合同、下訂單，貨物什么時候進店、上 貨架、擺貨、開業(yè)等細節(jié)。 2. 市場調(diào)研 1. 市場調(diào)研的目的是解決商店的市場定位問題，包括商品的構成、價格和顧客群定 位。 2. 市場調(diào)研的四要素 （1）品牌： 要了解市場流行、暢銷的品牌是什么，及其占市場銷售的份額；還要了解不 暢銷的品牌是什么。 （2）價格： 要了解品牌在市場上以什么樣的價格銷售，批零差價是多少，還有批零差價 的穩(wěn)定性。批零差價的穩(wěn)定性在某種程度上也反映了品牌在市場上的競爭力 。 （3）顧客群： 要了解市場消費有哪些顧客群，占多大比率，最關心的是什么。 （4）網(wǎng)絡： 要了解供貨來源，分銷網(wǎng)絡和付款方式。 3. 調(diào)研的層次與方法： （1）宏觀市場的調(diào)研 a. 研究分析目標行業(yè)的成功企業(yè)典范，如企業(yè)的發(fā)展，經(jīng)營理念與模式及優(yōu)勢。 b. 研究分析目標市場的容量、增長點、消費水平及生產(chǎn)力水平。 （2）微觀市場的調(diào)研 a. 外部市場調(diào)研 又稱角色調(diào)研，指采購員通過不同角色的扮演，從各種渠道了解商品在市 場上的來攏去脈，舉例如下： 個人消費者的角色可了解到品牌、品質(zhì)和零售價位。 裝修隊的角色可了解到貨物的批發(fā)價、毛利率、貨源及競爭對手。 發(fā)展商的角色可了解到貨源并推算出成本。 供應商的角色可了解到進貨和銷售網(wǎng)絡。 b. 內(nèi)部市場調(diào)研 又稱市場評價，主要通過下面4個方面來反映,內(nèi)部市場是否良性發(fā)展并且 在市場上具有競爭力。 (1) 顧客群的分析 分析了解顧客群的類別,所占比率及其消費能力。 (2) 客流量 主要反映在每天的成交單數(shù)和平均每單成交額。 (3) 銷售 (4) 賣點 指特別吸引顧客光臨的經(jīng)營特征。一個商店是否有賣點是其在競爭中 得以生存的必要因素之一。 3. 供應商 倉儲超市的供應商（Vendor或Supplier）是制造商（Manufacturer）或代理商(Di stributor)。通過商店，供應商和顧客達成了商品和資金的交換。通過合作，商店 對供應商的品牌和服務達成認知，供應商對商店的理念和管理達成認知；通過對商 品的購買，商店了解顧客的要求，顧客對品牌和服務達成認知，顧客對商店的理念 、商品結構、價格、服務和管理達成認知。商店根據(jù)市場和顧客群選擇正確的供應 商，并取得正確的配套價格和服務，再以正確的配套價格和服務賣出，使所有的消 費者成為永遠的回頭客。 （一）供應商的調(diào)查 1. 調(diào)查的目的是為了了解合作伙伴 a. 供應商的優(yōu)勢和強項及劣勢和弱項，以便揚長避短。 b. 平衡、協(xié)調(diào)、利用競爭性的供應商間的矛盾，有利我方。 c. 適應、改造、駕馭供應商。 2．調(diào)查方式 a. 正面調(diào)查：指直接從供應商處獲得的信息材料，以及通過行業(yè)查詢，參觀、談 判方式獲得的信息。 b. 側面調(diào)查：指通過與其競爭對手和企業(yè)的下屬人員的交談了解供應商的弱點和 問題。 c. 延伸調(diào)查：指通過對制造商的銷售公司，經(jīng)銷商和代理商的調(diào)查，了解供應 商的狀態(tài)和能力。 3. 調(diào)查要素 1. 資信調(diào)查 a. 企業(yè)的性質(zhì)包括工商注冊和稅務登記。 b. 投資資金狀況包括注冊資金、固定資產(chǎn)、流動資金、設備技術來源及商標。 c. 信貸水平包括負責狀況及資產(chǎn)比率。 d. 高層管理指企業(yè)決策人的學歷、社會關系及資金等背景。 e. 企業(yè)文化的了解。 2. 市場調(diào)查 a. 市場發(fā)育程度及各級消費評價。 b. 市場占有率及年銷售額和供求狀態(tài)。 c. 市場戰(zhàn)略包括網(wǎng)絡建立、管道、定價原則、廣告、培訓、售后服務和地域差 異。 d. 經(jīng)常評論的競爭對手的論點論據(jù)。 3. 生產(chǎn)調(diào)查的目的是了解供貨商的供貨能力和水平 a. 原材料供求關系及渠道。 b. 技術設備與生產(chǎn)容量。 c. 人員素質(zhì)和質(zhì)量檢測。 d. 生產(chǎn)更新和市場轉(zhuǎn)向能力。 e. 倉儲運輸能力和條件。 4. 調(diào)查的注意事項 a. 調(diào)查與反調(diào)查的公平性。 b. 在對我方不重要，但對對方重要的方面要敢于讓步，以獲得更大的利益。 c. 禮為上。 d. 據(jù)理力爭。 e. 善于捕捉時機。 （二）供應商的評估 對供應商的評估是為了了解什么樣的供應商是我們需要的，及供應商的狀況。 1. 基本條件 a. 有市場（或潛在市場）、有競爭力、有暢銷率、有毛利率。 b. 有供貨實力，既有豐富的品種、有安全的庫存、有嚴格的供貨時間。 c. 能滿足商品的整體檔次要求及我方規(guī)定的最低條件和要求。 d. 直接的供貨條件。 2. 評估 (1) 體系評估 a. 供貨商的數(shù)量，管理原則是盡量控制供應商的數(shù)量。 b. 供貨商的區(qū)域是由消費文化及運輸費用與價值比決定的。 c. 市場和企業(yè)的發(fā)展水平。 (2) 成本核算指產(chǎn)品在哪里生產(chǎn)成本最低。這有時也影響了產(chǎn)品、區(qū)域設定。 (3) 檔次評估是為了解決不同檔次在商品構成所占的比率。 (4) 銷售評估是為了解決供應商主次關系問題，要抓住重點廠家和 SKU，保證及時供貨。 a. 保證及時供貨原則：對于暢銷產(chǎn)品，如果...
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