八、公司發(fā)貨管理規(guī)定
八、公司發(fā)貨管理規(guī)定 第一條 交運期限 1．凡遇下列情況之一者，物料管理應于一日前辦妥“成品交運單”，并于一日內交運 。 （1）計劃產品接獲客戶的“訂貨通知單”時的交貨日期。 （2）內銷、合作外銷訂制品，依客戶需要的日期。 2．直接外銷訂制品繳庫后，配合結關日期交運。 第二條 發(fā)貨總體規(guī)定 1．物料管理部門接到“訂貨通知單”時，經辦人員應依產品規(guī)格及訂貨通知單編號順 序列檔，內容不明確應即時反映業(yè)務部門確認。 2．因客戶業(yè)務需要，收貨人非訂購客戶或收貨地點非其營業(yè)所在地的，依下列規(guī)定 辦理： （1）經銷商的訂貨、交貨地點非其營業(yè)所在地，其“訂貨通知單”應經業(yè)務部門主管 核簽方可辦理交運。 （2）收貨人非訂購客戶應有訂購客戶出具的收貨指定通知方可辦理交運。 （3）物料管理部門接獲“訂制（貨）通知單”方可發(fā)貨，但有指定交運 日期的，依其指定日期交運。 （4）訂制品（計劃品）在客戶需要日期前繳庫或“訂貨通知單”注明“不得提前交運” 的，物資管理部門若因庫位問題需提前交運時，應先聯絡業(yè)務人員轉知客戶同意，且收 到業(yè)務部門的出貨通知后始得提前交運，若是緊急出貨時，應由業(yè)務部門主管通知物料 管理部門主管先予以交運，再補辦出貨通知手續(xù)。 （5）未經辦理繳庫手續(xù)的成品不得交運，若需緊急交運時需于交運同時辦理繳庫手 續(xù)。 （6）訂制品交運前，物料管理部門如接到業(yè)務部門的暫緩出貨通知時，應立即暫緩 交運，等收到業(yè)務部門的出貨通知后再辦理交運。緊急時可由業(yè)務部門主管先以電話通 知物料管理部門主管，但事后仍應立即補辦手續(xù)。 （7）“成品交運單”填好后，須于“訂貨通知單”上填注日期，“成品交 運單”編號及數量等以了解交運情況，若已交畢結案則依流水號順序整理歸檔。 第三條 承運車輛調派與控制 1．物料管理部門應指定人員負責承運車輛與發(fā)貨人員的調派。 2．物料管理部門應于每日下午四時以前備好第二天應交運的“成品交運單”，并通知 承運公司調派車輛。 3．如承運車輛可能于營業(yè)時間外抵達客戶交貨地址，成品交運前，物料管理科應將 預定抵達時間通知業(yè)務部門轉告客戶準備收貨。 第四條 內銷及直接外銷的成品交運 1．成品交運時，物料管理部門應依“訂制（貨）通知單”開立“成品交運單”，由業(yè)務 部門開立發(fā)票，客戶聯發(fā)票核對無誤后寄交客戶，存根聯與未用的發(fā)票于下月二日前回 送會計部門。 2．“訂貨通知單”上注明有預收款的，在開列“成品交運單”時，應在“預收款”欄內注 明預收款金額及發(fā)票號碼，分批交運的，其收款以最后一批交貨時為原則，但“訂貨（制 ）通知單”內有特殊規(guī)定者例外。 3．承運車輛入廠裝載成品后，發(fā)貨人及承運人應于“成品交運單”上簽章，第一、二 聯經送業(yè)務部門核對后第一聯業(yè)務部門存，第二聯由會計核對入賬，第三、四、五聯交 由承運商于出貨前核點無誤后始得放行。經客戶簽收后第三聯送交運客戶，第四、五聯 交由承運商送回物料管理部門，把第四聯送回業(yè)務部門依實際需要寄交指運客戶，第五 聯承運商持回，據以申請運費第六聯物料管理部門自存。 第五條 客戶自運 1．客戶要求自動時，物料管理部門應先聯絡業(yè)務部門確認。 2．成品裝載后，承運人于“成品交運單”上簽認，依另行規(guī)定辦理。 第六條 直接外銷的成品交運 1．物料管理部門應于結關前將成品運抵指定的碼頭或貨柜場以減少額外費用（如特 驗費監(jiān)視費等）。 2．成品交運時，物料管理部門應依“外銷訂貨通知單”開列“成品交運單”一式六聯， 第四、五聯，交由承運商送碼頭或貨柜場的報關行簽收后，第四聯免送客戶仍存于物料 管理部門，第五聯經報關簽收后由承運人持回，據此申請費用。 3．外銷發(fā)票正聯送業(yè)務部門收存，存根聯與未用的發(fā)票則于下個月二日前匯總送會 計部門。 4．成品需于廠內裝柜時應依下列規(guī)定辦理： （1）物料管理部門應于接到業(yè)務部門領柜通知后，即聯絡貨柜入廠裝運。 （2）裝柜時應依客戶要求的裝柜方式作業(yè)，裝畢后貨柜應以封條加封。 第七條 成品交運單的更正 “成品交運單”因交運內容更改成填單錯誤需要更正時，依下列規(guī)定辦理： 1．“內銷交運單”的更正： （1）尚未交運：開單人員應于原單錯誤處更正，并加蓋更正章，如果難以更正，則 將原單各聯加蓋“本單作廢”字樣，重開“成品交運單”辦理交運。作廢的“成品交運單”第 一聯留倉運科，其余各聯依序裝訂成冊送會計科核對存檔，另開錯誤的發(fā)票則加蓋“作廢 ”章存于原發(fā)票本。 （2）已交運，開單人員應立即開立“交運更正單”內銷第一、二、三聯送業(yè)務部門核 對后，第一聯業(yè)務部門存，第二聯送會計，第三聯依實際需要轉送交運客戶，第四聯寄 送客戶，第五、六聯存于倉運部門。 （3）如發(fā)票已送客戶，因錯誤而需重開者，應將新開發(fā)票連同“交運更正單”第四聯 送業(yè)務部門轉交客戶，并需督促客戶取回原開發(fā)票。 2．“外銷成品交運單”的更正： （1）尚未交運：比照本條第一款第一條的規(guī)定辦理。 （2）已交運：經辦人員應立即至交運的碼頭或貨柜場辦理“裝箱單”等報關文件的更 正，并立即開立“交運更正單”，其流程與發(fā)票的更正比照第一款的規(guī)定辦理。 （3）“交運更正單”不得作為出廠憑證。 第八條 成品交運單簽收回聯的審核及責任追究 1．審核：物料管理部門收到“成品交運單”簽收回聯有下列情況者，應即附有關單據 送業(yè)務部門轉客戶補簽； （1）未蓋“收貨章”。 （2）“收貨章”模糊不清難以辨認，或非公司名稱全稱。 （3）其他用途章（如公文專用章）充當收貨章。 2．責任追究：物料管理部門于每月10日前就上月份交運的簽收回聯尚未收回的，應 立即追究責任，并依合同規(guī)定罰扣運費，同時應于月度前收集齊全，依序裝訂成冊送會 計科核對存查。 第九條 運費審核 1．物料管理部門每月接獲承運公司送回的“成品交運單”簽收回聯”、“運費明細表”及 發(fā)票存根，應于5日內審核完畢，送回會計科整理付款。 2．物料管理部門審核運費時，應檢視開單出廠及客戶簽收等日期，是否有逾期送達 或違反合同規(guī)定，均依合同規(guī)定罰扣運費。 3．若“成品交運單”簽收回聯有相關條文的簽收異常者，除依規(guī)定辦理外，其運費也 應暫緩支付。 第十條 成品領用與發(fā)票逾月處理 1．物料管理部門收到領用部門開立的“成品領用單”經審核無誤后，依其請領數量發(fā) 貨。 2．業(yè)務部門每月初時把上月已出貨未開立發(fā)票的客戶，訂貨（制）單、品名規(guī)格、數量 、交運地點及原因與對策填立于“發(fā)票逾月未開列匯總表”一式兩份，一份業(yè)務部門存， 一份送財務部門以便核對。
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