TCL數(shù)碼公司業(yè)務調(diào)研報告
RD.01 -當前業(yè)務調(diào)研報告 TCL數(shù)碼科技（北京）有限公司 物流、資金業(yè)務 作者: 陳昱 建檔日期: JUN 13，2003 上次更新: JUN 13，2003 控制號: 版本: 1.0 N 審批: |TCL數(shù)碼 | | 拷貝號 _____ |TCL數(shù)碼 | | 文檔控制 記錄更改 |日期 |作者 |版本 |更改參考 | | | | | | |13-JUN-|陳昱 |1.0 |新建立 | |03 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | 審閱人 |姓名 |職位 | | | | | | | | | | | | | | | | 分發(fā) |拷貝號|姓名 |職位 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | N The copy numbers referenced above should be written into the 文檔目錄 文檔控制 ii 組織結構 1 物品機構 3 庫存結構 5 客戶管理 6 客戶管理概述 6 銷售、應收流程 7 客戶退貨管理 10 客戶退貨流程 10 客戶退貨控制 10 預測、計劃、采購、應付管理 11 預測流程 11 預測數(shù)據(jù) 11 主生產(chǎn)計劃 11 物料需求計劃 11 能力計劃 12 計劃考核 12 服務、備件管理 14 成本管理 15 組織結構 企業(yè)組織結構圖 部門業(yè)務功能設置現(xiàn)狀 TCL數(shù)碼科技有限公司，為單一法人實體，內(nèi)部不再劃分經(jīng)營單位 和實體，未來規(guī)劃將客戶服務獨立成為內(nèi)部利潤中心。 公司主營業(yè)務是規(guī)劃、設計開發(fā)、生產(chǎn)、銷售TCL王牌筆記本電腦 。目前，正在全國建設由代表處和大區(qū)構成的管理平臺，規(guī)劃將建 立7個大區(qū)和31個代表處，代表處負責TCL數(shù)碼的前線銷售，規(guī)劃將 在大區(qū)所在地設立成品分庫。Winbook原有29個分公司全面進行功 能轉(zhuǎn)變，成為TCL數(shù)碼的經(jīng)銷商。 產(chǎn)品部 公司的產(chǎn)品規(guī)劃由劉東元總經(jīng)理親自負責。 現(xiàn)狀職能：1、根據(jù)市場的競爭狀況，廣泛接觸上游廠商資源，規(guī) 劃公司產(chǎn)品，主要是規(guī)劃Bare bone資源。 2、和上游供應商洽談并簽署B(yǎng)are bone一攬子訂貨協(xié)議，包括預期批量、價格、付款、保 修服務等一切內(nèi)容。 3、由劉總直接進行Bare bone、CPU的采購計劃及采購，直接通知財務和工廠到 貨及付款。 4、指定產(chǎn)品價格，輸出產(chǎn)品報價單，并對已有產(chǎn)品線 的配置和價格進行不定期的維護。 5、在產(chǎn)品規(guī)劃選型階段，由產(chǎn)品工程師承擔測試。 6、產(chǎn)品上市前，會提供產(chǎn)品手冊給市場部和銷售。 商務部 商務部在現(xiàn)有業(yè)務流程中是最重要的核算、商務處理部門，是經(jīng)銷 商的應收、回款、核銷、信用控制、銷售發(fā)票、返點、價保的唯一 控制部門。 現(xiàn)狀職能：1、接收訂單，訂單過程：經(jīng)銷商—代表處（大區(qū)）-- 商務部 2、訂單判斷，包括可交付判斷、信用金判斷、價格判斷、返點判 斷。 3、交貨銷售登記，記錄銷售信息。 4、記錄收款，進行核銷，記錄經(jīng)銷商的應收狀況。 5、通知財務開銷售發(fā)票，記錄欠票狀況。 6、統(tǒng)計計算返點、價格保護。 7、統(tǒng)計計算代表處、大區(qū)的平臺費用。 生產(chǎn)廠 是生產(chǎn)TCL王牌筆記本電腦成品的唯一制造工廠。 現(xiàn)狀職能：1、接單生產(chǎn)，一臺都生產(chǎn)，生產(chǎn)過程是非流水單機作 業(yè)，由一個工人獨立完成一臺電腦的組裝。然后，在老 化和測試階段是批量進行。 2、下設采購科，一名采購員，進行Bare bone、CPU、HD、Mem之外的物料計劃和采購，獨立完成 ，不需要審批。Bare bone、CPU的物料計劃和采購由劉總親自負責，HD、Me m的物料計劃和采購由程非副總親自負責。 3、下設技工科，解決制造過程的技術問題，現(xiàn)在正著 手建立項目編碼（料號）和BOM。 4、下設儲運科，管理材料倉和成品倉，并對商務部的 訂單咨詢進行交期確定。組織完工成品的發(fā)運，并通知 商務部，通知經(jīng)銷商。 5、下設生產(chǎn)科，管理生產(chǎn)和工人。 銷售部 是銷售管理部門，目前承擔的就是銷量任務，沒有存貨、周轉(zhuǎn)、利 潤指標。 目前銷售部下設5個大區(qū)。 現(xiàn)狀職能：1、完成銷量。 2、渠道建設。 3、平臺建設。 財務部 目前不是完整功能上的財務部，甚至連會計核算都無法正確進行。 也是目前信息產(chǎn)業(yè)集團正在大力整治的一個重要環(huán)節(jié)。 現(xiàn)狀職能：1、商務部銷售出庫后，在數(shù)據(jù)庫中記錄出貨，但并不 通知財務部做銷售處理，而是不定期的以結帳報告形式 通知財務，或在月底通知財務進行銷售帳務處理。 2、收款，然后通知商務部，有收款入帳，但由于財務沒 做銷售業(yè)務，不產(chǎn)生應收，也不可能核銷，于是大量表 現(xiàn)為預收。 3、由商務部通知開銷售發(fā)票。 4、接收生產(chǎn)部的采購入庫通知，但并不及時計應付，月底處理。 5、月底集中進行帳務處理，出財務報表。 6、正在推行費用預算管理。 7、資產(chǎn)管理。 客服中心 是一個剛剛建立的部門，正在建立全國的服務體系。 現(xiàn)狀職能：1、服務備件管理 2、維修站管理 3、集中式服務報修回訪追蹤管理 4、技術支持。 以上是主要業(yè)務部門的結構描述，也是本次調(diào)研的范圍部門，其他 后臺部門有：市場部、人事行政部不在本次調(diào)研的范圍，不再祥述 。 物品機構 可銷售物品 企業(yè)銷售的物品包括自產(chǎn)及外購品。 可銷售的物品包括成品、備件、廢品。 不同類型的可銷售件大約情況為： TCL王牌筆記本電腦：有T5100系列，C3100系列，L2000系列，L70 00系列，L9000系列，D3200系列。報價單上21個品種左右，由于是 接單生產(chǎn)，所以實際的產(chǎn)品配置品種會更多。 備件：品種繁多，由客服中心銷售。 廢品：極少處理。 項目編碼（料號） 公司一直沒有采用項目編碼，現(xiàn)在正在著手建立，但原則上是使用 供應商提供的編碼，所以，沒有分段，沒有定長，會出現(xiàn)同樣的物 品，不同的編碼；或不同的物品，同樣的編碼。公司的實際業(yè)務管 理，現(xiàn)在還是建立在物品描述上，相互業(yè)務溝通和流程沒有標準編 碼，結果造成業(yè)務的連續(xù)性、準確性、唯一性都沒有保證，出現(xiàn)反 復描述，甚至用數(shù)碼像機照相確認等現(xiàn)象。 Bare bone拆分后的物料，根據(jù)供應商提供的‘爆炸圖’進行描述和管理。 目前還沒有進行過捆綁促銷，對市場促銷物資也無料號管理。 沒有項目編碼，也就無法精準進行計劃、生產(chǎn)發(fā)料、物料預測、成 本結轉(zhuǎn)、品質(zhì)控制等管理工作。 銷售成品也是用型號名加上配置描述，沒有BOM，無法進行準確的 成本結轉(zhuǎn)和準確的產(chǎn)品毛利分析。 分類管理 目前沒有采用有實際作用的分類管理。 物料大致上分為Bare bone、CPU一大類，管理特點是有劉總親自計劃采購。 HD、Mem一大類，管理特點是由程總親自計劃采購。 非Bare bone的光驅(qū)、軟驅(qū)、電源、電池、包材、鋪料等為一類，管理特點 是由采購直接計劃采購。 未來分類的規(guī)劃為：貴重料，鋪料。但并沒有設計明晰的分類原則 ，特別是沒有規(guī)劃其背后的管理原則支持的。 成品分為主銷機型和特價機型，用在返點管理上。 物品庫存狀態(tài)描述 目前采用了良品、不良品的狀態(tài)描述，用分庫形式實現(xiàn)管理。沒有 采用其他的物品狀態(tài)描述的分類管理。 物品計量單位 目前采用了一個計量單位：個 物品庫位管理 目前沒有采用庫位管理，實際分開堆放，以期達到先進先出管理。 物品批號管理 目前沒有采用批號管理 物品序列號管理 目前物料沒有采用序列號管理，成品是采用序列號控制，以‘隨機 卡’的形式，登記成品序列號，進行后期服務、退貨管理。 庫存結構 物料庫存結構 生產(chǎn)物料庫存在工廠，分為良品倉和不良品倉。 客服備件倉，在客服中心設中心庫，分為良品倉和不良品倉。 在維修站有短期周轉(zhuǎn)備件。 銷售成品庫存結構 銷售件倉庫（成品倉庫）在工廠倉庫，由于是接單生產(chǎn)，24小時出 活，原則上成品倉庫庫存要求為零。 客戶管理 客戶管理概述 建立客戶與維護信息 目前，TCL數(shù)碼的客戶信息的建立和維護職能由商務部執(zhí)行?？蛻?信息的收集由銷售部執(zhí)行，由銷售部進行銷售代理協(xié)議的簽署，然 后交商務部備案。但信息不系統(tǒng)，不全面，沒有相應的客戶信息維 護流程，若發(fā)生客戶信息變化，沒有相應的維護流程。商務部的發(fā) 貨地址是根據(jù)當時訂單上的書寫地址，財務的收款和開票地址，也 是根據(jù)實際收款和開票通知或結帳報告的書寫地址進行，和客戶信 息沒有嚴格的對應性。 客戶分類： TCL數(shù)碼目前沒有對客戶進行分類管理。目前有客戶約100家，核心 經(jīng)銷商40家，其中原友邦分公司轉(zhuǎn)為經(jīng)銷商15家。目前，沒有出現(xiàn) 客戶的拆分、合并和父子關系的處理。 銷售、應收流程 銷售計劃建立 公司是按單生產(chǎn)，目前沒有預測，即使有預測，也不作生產(chǎn)計劃依 據(jù)。未來將建立銷售計劃體制。 訂單建立 TCL數(shù)碼銷售訂單建立的管理特點描述： 目前，TCL數(shù)碼銷售訂單使用有規(guī)則的定單編號方法。 在與國內(nèi)客戶的銷售業(yè)務聯(lián)系中，一般通過電話和面談形式，已經(jīng) 基本確定相關訂貨內(nèi)容，然后經(jīng)銷商的書面訂單交代表處或大區(qū)進 行審核，再交商務部復核。目前采用FAX和MAIL形式，建立銷售訂 單，視同建立銷售合同。 目前銷售定單需要由商務部核定，審核價格、經(jīng)銷商的應收、回款 、帳期、信用控制、銷售發(fā)票、返點、價保運用等。不需要財務審 核。 TCL數(shù)碼銷售業(yè)務中沒有外幣定單。 銷售定單價格為含稅價。 商務部向工廠儲運部咨詢交期，判斷是否可交貨。但工廠儲運部并 沒有預留和計劃軟件，也不了解在途PO交貨情況，多憑現(xiàn)有存貨和 經(jīng)驗。 對于定制銷售定單，報價是通過計算得到。返點運用是商務部主動 給的，也就是結果合同與經(jīng)銷商最初下單的單價和貨款可能不同。 訂單內(nèi)容 用戶希望在訂單上可以查詢到下列信息： 產(chǎn)品型號、配置、單價、數(shù)量、總金額、返利情況、發(fā)貨日期等 訂單生產(chǎn) 商務部將已建立訂單立即FAX和MAIL至制造廠，轉(zhuǎn)換成車間任務， 發(fā)料生產(chǎn)，并要求在24小時內(nèi)可以發(fā)貨。 訂單發(fā)貨 成品生產(chǎn)完成后，儲運科根據(jù)訂單，組織發(fā)貨，不需要再審批。 發(fā)貨后，將‘隨機卡’收集，交給商務部，登入數(shù)據(jù)庫，記錄每一臺 成品的序列號，訂單、價格等信息。 發(fā)貨時，儲運科填寫運輸單，隨貨走，貨物發(fā)出后，不做用戶接收 確認，沒有提出問題，就默認為客戶正常收貨。 發(fā)貨應收 在銷售發(fā)貨以后，有關單據(jù)并沒有交財務做銷售收入，在財務上是 不體現(xiàn)應收的。收款時，財務部將收款信息交給商務部，商務部登 入數(shù)據(jù)庫，但在財務管理上，是表現(xiàn)為大量虛假預收。所謂信用控 制，是在商務的數(shù)據(jù)庫中記錄的，比較收款、發(fā)貨價值和‘應收帳 齡’，做出是否通過的決定，財務沒有直接控制，并沒有運用財務 的管理作用。 再往前追溯，其實材料采購入庫時，就沒有進行財務入庫處理，沒 有完工入庫結轉(zhuǎn)，就是想做銷售收入，都沒有成品庫存，無法實現(xiàn) 銷售成本的結轉(zhuǎn)。 銷售發(fā)票 公司目前的銷售發(fā)票，是做為一種和訂單獨立的業(yè)務由商務控制進 行的，因為沒有及時進行財務銷售做帳，就不會及時開具銷售發(fā)票 ，由銷售協(xié)助向商務部提交開票申請，商務部提供結帳報告給財務 ，結帳報告往往嚴重滯后，而且原則是收到多少錢，開多少票，于 是會造成開票成品型號、數(shù)量、單價、總金額和訂單往往沒有對應 關系，多開的金額，在以后銷售發(fā)票中扣減，少開的，則在以后銷 售發(fā)票中補上。開票后，由商務部在數(shù)據(jù)庫中進行記錄，單獨比較 收款金額和已開票金額，使得應收和收款沒有核銷關系，財務鉤稽 被完全打亂。在月底，進行業(yè)務補帳，但無法正確歸集， 造成商務一本帳，財務對外一本帳，而且兩本帳往往相去甚遠。 收款 公司目前正在和建設銀行進行實時匯兌的業(yè)務模式洽談。 定單的價格控制 目前，總部制定統(tǒng)一的代理價和媒體價。 并且價格政策有靈活多種的折讓方式，如：特價、現(xiàn)金折讓、價保 使用、返點使用等如下：
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