SZ2100300公文管理規(guī)定
1.0總則 1.1目的：為規(guī)范管理，統(tǒng)一公司行文標準和要求，制定本規(guī)定。 1.2定義：公文是指各中心/部門、分支機構正式發(fā)布的令、決定、通知、通報、公告、 批復、意見、報告、請示、會議紀要等內(nèi)部文件。 1.3管理部門：人力資源中心負責公司公文的管理。 1.4適用范圍：本規(guī)定適用于全公司。 2.0公文種類 2.1公司的公文按用途劃分為十類： 2.1.1令 適用于總經(jīng)理直接簽發(fā)的用于嘉獎、懲處相關單位或人員的公文。 2.1.2決定 適用于對重要事項或者重大行動做出安排，人事任免，獎懲有關單位及人員，變更或者 撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定等事項。 2.1.3通知 適用于批轉(zhuǎn)下級單位的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級或平級單位的公文，人事任免，傳達要求下級單 位辦理和需要有關單位了解或者執(zhí)行的事項。 2.1.4通報 適用于表彰先進，批評落后，傳達重要精神或事項。 2.1.5批復 適用于答復下級單位請示事項。 2.1.6意見 適用于對重要問題提出建議和處理辦法。 2.1.7報告 適用于向上級單位匯報工作，反映情況，答復上級單位的詢問。 2.1.8請示 適用于向上級單位請求指示、批準。 2.1.9會議紀要 適用于記錄、傳達會議情況和議定事項。 2.1.10函 適用于平級單位或無隸屬關系的單位之間商洽或聯(lián)系工作、詢問和答復問題。 2.2公文按層級劃分為三層： 2.2.1公司級公文 公司級公文是指由公司統(tǒng)一發(fā)布的公文，包括機構調(diào)整、制度頒發(fā)、人事任免、獎懲、 公司重大決定與活動、企業(yè)理念等，由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理簽發(fā)。 2.2.2中心/部門級公文 中心/部門級公文是指各中心/部門業(yè)務范疇的公文，由中心主任或獨立部門經(jīng)理簽發(fā)。 2.2.3分支機構級公文 分支機構級公文是指分支機構發(fā)布的日常公文，由分支機構負責人簽發(fā)。 3.0公文格式 3.1公文一般由發(fā)文單位標識：發(fā)文字號、標題、正文、附件說明、簽發(fā)人、簽發(fā)日期、 主題詞、主送單位、抄送單位和附件等部分。 3.1.1緊急公文應當根據(jù)緊急程度，在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”。 3.1.2發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱；聯(lián)合行文，主辦單位排列在后。 3.1.3發(fā)文字號應當包括單位簡稱或代碼、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦單位發(fā)文 字號。 3.1.4公文標題應當準確簡要地概括主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文單位。 公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。 3.1.5主送單位指公文的主要受理單位，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱。 3.1.6公文如有附件，應當注明附件順序和名稱。 3.1.7簽發(fā)人要求簽署姓名，清晰可辨。簽發(fā)日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以 最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。 3.1.8公文如有附注(需要說明的其他事項)，應當加括號標注。 3.1.9公文應當標注主題詞。 3.1.10抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或了解公文的其他單位，應當使用全稱或者規(guī) 范化簡稱、統(tǒng)稱。 3.1.1l文字從左至右橫排書寫。 3.2編號規(guī)則 3.2.1公司級公文（格式見SZ2100301）由人力資源中心根據(jù)管理權限統(tǒng)一編號，編號格 式為：RST總字[年份]第XXX號 3.2.2中心/部門級公文（格式見SZ2100302）由各中心/部門自行編號，各機構根據(jù)業(yè)務 工作需要和分類原則，按規(guī)則以26個英文字母進行區(qū)分，依次編號，編號格式為： 總經(jīng)理辦公室 SZ總（A）字[年份]第XXX號 法律事務部 SZ法（A）字[年份]第XXX號 考核指導工作小組 SZ考（A）字[年份]第XXX號 人力資源中心 SZ人（A）字[年份]第XXX號 財務管理中心 SZ財（A）字[年份]第XXX號 策劃中心 SZ策（A）字[年份]第XXX號 營銷中心 SZ營（A）字[年份]第XXX號 技術管理中心 SZ技（A）字[年份]第XXX號 計劃管理部 SZ計（A）字[年份]第XXX號 3.2.3分支機構級公文由各分支機構編號，其中“部門簡稱”取部門第一個漢字，編號格式 為： 3.2.3.1市場管理部（格式見SZ2100303） 遼寧市場管理部 AS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 河北市場管理部 BS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 西北市場管理部 CS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 河南市場管理部 DS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 山東市場管理部 ES+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 江蘇市場管理部 FS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 湖北市場管理部 GS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 四川市場管理部 HS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 浙江市場管理部 IS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 廣東市場管理部 JS+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 上海溢祥 YX+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 3.2.3.2生產(chǎn)廠（格式見SZ2100303） 深圳日化廠 AC+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 匯中宜恒廠 BC+部門簡稱+字+[年份]+第XXX號 3.2.3.3配貨站（格式見SZ2100303） 沈陽配貨站 AP函[年份]第XXX號 蘭州配貨站 BP函[年份]第XXX號 鄭州配貨站 CP函[年份]第XXX號 重慶配貨站 DP函[年份]第XXX號 上海配貨站 EP函[年份]第XXX號 廣州配貨站 FP函[年份]第XXX號 3.2.4聯(lián)合行文（格式見SZ2100302）的編號按主辦單位編號規(guī)則編列。 3.3字型、字體與間距標準 3.3.1大標題：黑體二號加粗 3.3.2小標題：黑體三號加粗 3.3.3文檔號：宋體四號 3.3.4正 文：宋體四號、小四號或五號 3.3.5主題詞：黑體四號加粗 3.3.6抄 送：宋體小四號 3.3.7頁 碼：宋體五號 3.3.8行間距：單倍行距 3.3.9字間距：標準 3.4公文用紙一般采用國際標準A4型(210mmx297mm)，左側(cè)裝訂，公文頁面上間距為20mm ，下間距為15mm，左右間距均為25mm。 3.5由于篇幅所限，發(fā)文單位標識等內(nèi)容與正文不能在同一頁紙上出現(xiàn)的，應于公文末頁 第1-4行頂格處標識“（此頁無正文）” 。 3.6落款形式：發(fā)文單位空二行印制簽發(fā)人的職務、姓名，職務、姓名上方用頂劃線作簽 字位置，發(fā)文單位名稱與簽發(fā)人職務、姓名之間相互對稱。簽發(fā)人職務、姓名下空一行 標注發(fā)文年、月、日。 3.7公文收尾包括主題詞、抄送、頁碼三部分。 3.7.1主題詞 3.7.1.1為便于計算機檢索和管理公文，文件應包含主題詞。主題詞由類別詞和類屬詞兩 部分組成。 3.7.1.2標引方法 3.7.1.2.1一份文件的標引，除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送 欄之上，頂格寫，每個主題詞之間空一格，。 3.7.1.2.2標引順序是先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞 ，最后標反映文件形式的詞。 3.7.1.2.3一份文件如有兩個以上的主題內(nèi)容，先集中對一個主題內(nèi)容進行標引， 再對第二個主題內(nèi)容進行標引。 3.7.1.2.4根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引。 3.7.2抄送單位：整個標注區(qū)域用二條等寬的平行實線作界線，平行實線的下面一條位于 頁面上的最后一行。 3.7.3頁碼：位于公文紙正面頁腳正中的位置，用阿拉伯數(shù)字標識：“第X頁 共X頁”。 4.0公文行文規(guī)則 4.1行文應當確有必要，注重效用。 4.2行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。 4.2.1屬于主管單位職權范圍內(nèi)的具體問題，應當直接報送主管單位處理，一般不得越級 請示和報告。 4.2.2屬于單位職權范圍內(nèi)的事務，應當由單位自行行文。非獨立運作部門未經(jīng)所屬中心 /部門、分支機構負責人簽批或授權不得向外單位發(fā)文。 4.3“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送 形式?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。 4.4草擬公文應注意以下事項： 4.4.1符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的制度、規(guī)定等，要切實可行并 加以說明。 4.4.2情況詳實，觀點明確，表達準確，結(jié)構嚴謹，條理清晰，用詞規(guī)范，篇幅力求簡短 。 4.4.3公文應當根據(jù)發(fā)文目的、發(fā)文單位職權、與主送單位的行文關系確定。 4.4.4人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。引用外文 應當注明中文含義。日期應具體到年、月、日。 4.4.5結(jié)構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“(一)”，第三層為“1.”，第四層為“(1 )”。 4.4.6要求使用國家法定計量單位。 4.4.7文內(nèi)使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮 寫形式，應當在第一次出現(xiàn)時注明中文含義。 4.4.8公文中的數(shù)字，除日期、部分結(jié)構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語及具有 修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，其它應使用阿拉伯數(shù)字。 5.0發(fā)文辦理流程 5.1公司級公文 5.1.1公司級公文由人力資源中心起草，統(tǒng)一格式并編號，公文背面由起草人、審核人及 中心/部門負責人簽字確認，交簽發(fā)人簽發(fā)。 5.1.2人力資源中心負責公文的編號、分發(fā)和登記。在印制公文前，復核審批簽發(fā)手續(xù)是 否齊全、附件是否完整、格式是否規(guī)范，否則不得下發(fā)。 5.2中心/部門級公文 5.2.1中心/部門單獨發(fā)文：屬中心/部門職權范圍內(nèi)的事務，由相關中心責任人起草，由 中心/部門負責人簽發(fā)：其中屬分管副總經(jīng)理權限的，必須由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。 5.2.2中心/部門聯(lián)合發(fā)文；涉及其他單位職權范圍內(nèi)的事務，主辦中心/部門應當與相關 中心/部門聯(lián)合發(fā)文，并由主辦中心/部門起草，經(jīng)中心/部門審核后，交相關中心/部門 共同簽發(fā)。 5.2.2.1公文發(fā)布單位對以下情況承擔責任：越權行文；公文內(nèi)容涉及其他中心/部門而 未送交其他中心/部門會簽；與相關中心/部門未達成一致意見而自行發(fā)文；與現(xiàn)行制度 或有關公文發(fā)生沖突：公文本身存在較大矛盾或失誤。 5.2.2.2公文會簽單位對以下情況承擔責任：越權審批；公文與現(xiàn)行制度或有關公文發(fā)生 沖突；公文本身存在較大矛盾或失誤。 5.3總部各中心/部門向分支機構發(fā)文應嚴格遵循歸口管理原則。 5.3.1各中心/部門向市場管理部發(fā)文，由營銷中心轉(zhuǎn)發(fā)。 5.3.2各中心/部門向生產(chǎn)廠、配貨站行文，由分管生產(chǎn)副總經(jīng)理簽批轉(zhuǎn)發(fā)。 6.0收文辦理流程 6.1各單位收到公文后，應及時登記、傳達。 6.2各單位收到公文后，應當進行審核。重點為：是否應由本單位辦理；是否符合行文規(guī) 定；內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定。 6.3經(jīng)審核無誤的公文，應及時提出擬辦意見送單位負責人批示或者交有關部門辦理，需 要兩個以上部門辦理的，應當明確主辦部門。 6.4各單位對公文要及時傳達，特急件立即批復，急件當天批復，一般文件兩個工作日內(nèi) 批復。確有困難的，應及時向發(fā)文單位說明原因。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由 本單位辦理的公文，應當及時退回發(fā)文單位并說明理由。 6.5審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其 他審批人簽字視為同意；沒有請示事項的，簽字表示閱知。 6.6送單位負責人批示或者交有關部門辦理的公文，主辦人要負責催辦，做到緊急公文、 重要公文跟蹤催辦，一般公文定期催辦。 7.0公文歸檔及管理 7.1公文發(fā)布完畢后，根據(jù)公司《檔案管理規(guī)定》和其他有關規(guī)定，發(fā)文部門應及時存檔， 個人不得保留公文。 7.1.1公司級公文發(fā)布后原件由總經(jīng)理辦公室存檔。 7.1.2中心/部門級公文發(fā)布后原件由中心/部門自行存檔。 7.1.3分支機構級公文發(fā)布后原件由分支機構自行存檔。 7.1.4聯(lián)合發(fā)布的公文，原件由主辦單位自行存檔。 8.0其它 8.1《協(xié)調(diào)便簽》（格式見SZ2100304）僅用于各中心/部門、分支機構平級單位之間工作知 會、協(xié)調(diào)往來，由各中心/部門、分支機構自行編號、存檔。 8.2總部各中心/部門以公司名義對外行文，如業(yè)務致函、證明文書等統(tǒng)一使用公司信箋 （格式見SZ2100305）。 9.0附則 9.1本規(guī)定由人力資源中心負責解釋和修訂。 9.2本規(guī)定自2003年8月20日起實施。 ----------------------- |制度編號 |公文管理規(guī)定 |版本號 |第 1 頁 | | | | |共 6 頁 | |SZ2100300 | |2003年第2版 | | | | |擬稿： |審核： |審批： |簽發(fā)： |
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