超市管理-采購管理
供應商供貨能力；
　　3、縮短流通環(huán)節(jié)，能否提供最低的進價，最佳的服務；
　　4、能多提供雙方互利的促銷方案；
　　5、多提多毛利或讓利（含各種贊助廣告費及折扣）的商品；
　　6、能提供增加營業(yè)額或毛利的替代性產品；
　　7、種類”比品牌更重要。

四、采購程序：
　　1、選擇商品；
　　2、選擇供應商及讓供應商了解本公司及操作流程；
　　3、供應商報價（增值稅價）及商品相關證件；
　　4、洽談供貨交易條件（合作形式，結算方式）；
　　5、決定銷售商品進價及促銷事項及入場費等；
　　6、報備采購總監(jiān)審閱（供應商及商品準入）；
　　7、簽定購貨合同；
　　8、建供應商檔案，入電腦存檔備案；
　　9、商品信息入電腦部存檔備案；
　　10、合同入電腦部存檔備案；
　　11、下初次定單；
　　12、新品上市須提前15天報備采購部，更改交易條件及價格須在采購部同意一月之后執(zhí)行；
　　13、滯銷產品三個月，自動撤出賣場。
　　14、商品的自然淘汰及更替。
商品采購全過程管理
商品采購是商場主要業(yè)務活動之一。為了保證企業(yè)采購到適銷對路的商品，必須認識了解采購過程，做好采購業(yè)務決策，加強對商品采購過程的監(jiān)督，確保采購工作的圓滿完成。

　　為了科學地組織商品采購，商場必須根據(jù)自身狀況，建立相應的采購機構；根據(jù)商品經(jīng)營范圍、品種，形成商品經(jīng)營目錄;確定采購渠道；進行進貨洽談、簽訂訂貨合同；完成商品檢驗與驗收活動。
(一)建立相應的商品采購機構

　　商場的商品采購機構有兩種：一種是正式的采購組織，專門負責商品采購工作，人員專職化。
　　設立正式的采購部門，采購工作專業(yè)化，可以統(tǒng)一規(guī)劃商品采購工作，人員職責、權限明確，便于提高工作效率，加強與供貨單位的業(yè)務聯(lián)系。

　　另一種是非正式的采購組織，企業(yè)不設專職采購部門，由銷售部、組負責商品采購工作。非正式采購組織一般不設專門采購人員，而由銷售人員兼職從事商品采購。非正式采購組織由銷售人員參與采購，便于根據(jù)市場商品銷售確定采購活動，使購銷緊密連接，但不利于對采購工作的統(tǒng)一控制管理。
(二)制定商品經(jīng)營目錄

　　商品經(jīng)營目錄是商場或商品經(jīng)營部(組)所經(jīng)營的全部商品品種目錄，是商場組織進貨的指導性文件。

　　商場制訂商品經(jīng)營目錄，是根據(jù)目標市場需求和企業(yè)的經(jīng)營條件，具體列出各類商品經(jīng)營目錄；借以控制商品采購范圍，確保主營商品不脫銷，輔營商品花色、規(guī)格、式樣齊全，避免在商品采購上的盲目性。

　　商場的商品經(jīng)營目錄并不是一成不變的；也根據(jù)市場需求變化和企業(yè)經(jīng)營能力適時進行調整。調整中可依據(jù)商品銷售數(shù)據(jù)進行分析哪些種類的商品銷售下降,如果較長時間內無銷售記錄，可逐漸篩選淘汰。如有些商品銷售上升，可適當增加經(jīng)營品種和采購數(shù)量。商場還應經(jīng)常開展市場調研預測：分析市場需求變化趨勢，了解新產品開發(fā)情況，根據(jù)企業(yè)條件，增加市場前景好的商品經(jīng)營。在深入研究市場發(fā)展變化，總結自身經(jīng)營狀況的基礎上，適時調整商品經(jīng)營目錄，是商場改善經(jīng)營的重要手段。
(三)合理選擇采購渠道

　　商場采購渠道多種多樣，如何從中進行選擇呢? 我們換個角度來分析。商場的供貨渠道可以分為三個方面：一是企業(yè)自有供貨者；二是原有的外部供貨者；三是新的外部供貨者。

　　1．企業(yè)自有供貨者。有些商場自己附設加工廠或車間，有些企業(yè)集團設有商品配送中心。這些供貨者是商場首選的供貨渠道。
　　商場按照市場需要，組織附屬加工廠加工或按樣生產，自產自銷，既是商品貨源渠道，又有利于形成企業(yè)經(jīng)營特色。有些商品如時裝、針紡織品、鞋帽，市場花色、式樣變化快，從外部進貨，批量大、時間長，不能完全適應市場變化。而從加工廠或車間加工訂做，產銷銜接快，批量靈活。有些商場加工訂做的時裝品牌也有較高的知名度和市場影響，成為吸引客流，擴大銷售的有力手段。

　　2．商場原有外部供貨者。商場與經(jīng)常聯(lián)系的一些業(yè)務伙伴，經(jīng)過多年的市場交往，對這些單位的商品質量、價格、信譽等比較熟悉了解，對方也愿意與商場合作，遇到困難相互支持。因此，可成為商場穩(wěn)定的商品供應者。
　　商場穩(wěn)定的外部供應者來自各個方面，既有生產商，又有批發(fā)商，還有專業(yè)公司等。在選擇供貨渠道時，原有的外部供貨者應優(yōu)先考慮，這一方面可以減少市場風險，又可以減少對商品品牌、質量的擔憂，還可以加強協(xié)作關系，與供貨商共同贏得市場。

　　3．新的外部供貨者.由于商場業(yè)務擴大，市場競爭激烈，新產品不斷出現(xiàn)，企業(yè)需要增加新的供貨者。選擇新的供貨者是商品采購的重要業(yè)務決策，要從以下方面做比較分析：(1)貨源的可靠程度。主要分析商品供應能力和供貨商信譽。包括商品的花色、品種、規(guī)格、數(shù)量能否按商場的要求按時保證供應，信譽好壞，合同履約率等。(2)商品質量和價格。主要是供貨商品質量是否符合有關標準，能否滿足消費者的需求特點，質量檔次等級是否和商場形象相符，進貨價格是否合理，毛利率高低，預計銷售價格消費者能否接受，銷售量能達到什么水平，該商品初次購進有無優(yōu)惠條件、優(yōu)惠價格等。(3)交貨時間。采用何種運輸方式，運輸費用有什么約定，如何支付，交貨時間是否符合銷售要求，能否保證按時交貨。(4)交易條件。供貨商能否提供供貨服務和質量保證服務，供貨商是否同意商場售后付款結算，是否可以提供送貨服務和提供現(xiàn)場廣告促銷資料和費用，供貨商是否利用本地傳播媒介進行商品品牌廣告宣傳等。

　　為了保證貨源質量．商場商品采購必須建立供貨商資料檔案，并隨時增補有關信息，以便通過信息資料的比較對比，確定選擇供貨商。
(四)購貨洽談、簽訂合同

　　在對供貨商進行評價選擇的基礎上，采購人員必須就商品采購的具體條件進行洽談。在采購談判中，采購人員要就購買條件與對方磋商，提出采購商品的數(shù)量、花色、品種、規(guī)格要求，商品質量標準和包裝條件，商品價格和結算方式，交貨方式，交貨期限和地點也要雙方協(xié)商，達成一致，然后簽訂購貨合同。

　　一項嚴謹?shù)纳唐凡少徍贤瑧ㄒ韵轮饕獌热荩?1)貨物的品名、品質規(guī)格；(2)貨物數(shù)量；(3)貨物包裝;(4)貨物的檢驗驗收； (5)貨物的價格，包括單價、總價；(6)貨物的裝卸、運輸及保險； (7)貸款的收付；(8)爭議的預防及處理。簽訂購貨合同，意味著雙方形成交易的法律關系，應承擔各自的責任義務。供貨商按約交貨，采購方支付貨款。
(五)商品檢驗、驗收

　　采購的商品到達商場或指定的倉庫，要及時組織商品驗收工作，對商品進行認真檢驗。商品驗收應堅持按采購合同辦事．要求商品數(shù)量準確，質量完好，規(guī)格包裝符合約定，進貨憑證齊全。商品驗收中要做好記錄，注明商品編號、價格、到貨日期。驗收中發(fā)現(xiàn)問題，要做好記錄，及時與運輸部門或供貨方聯(lián)系解決。
采購流程

1）質量：
　　質量的傳統(tǒng)解釋是"好"，或"優(yōu)良"，對采購人員而言，質量的定義應是："符合買賣約定的要求或規(guī)格就是好的質量"。故采購人員應設法了解供應商對本身商品質量的認訓或了解的程度，管理制度較完善的供應商應有下列有關質量的文件：
　　　　　● 質量合格證
　　　　　● 商檢合格證
　　采購人員應向供應商取得以上的資料，以利未來的交易。在我國商品的產品執(zhí)行標準有國家標準、專業(yè)（部）標準及企業(yè)標準，其中又分為強制性標準和推薦性標準。但通常在買賣的合同或訂單上，質量是以下列方法的其中一種來表示的：● 市場上商品的等級
　　● 品牌
　　● 商業(yè)上常用的標準
　　● 物理或化學的規(guī)格
　　● 性能的規(guī)格
　　● 工程圖
　　● 樣品（賣方或買方）
　　● 以上的組合
　　采購人員在采購時應首先與供應商對商品的質量達成互相同意的質量標準，在可能的情況下，對一引起產品，如大米、衣服、家訪用品、鞋類等商品，應要求供應商提供樣品封存，以避免后的糾紛或甚至法律訴訟。對于瑕疵品或在倉儲運輸過程損壞的商品，采購人員在采購時應要求退貨或退款。（2） 包裝：
　　包裝可分為兩種"內包裝"（PACKAGING），及"外包裝"（PACKING）。內包裝是用來保護、陳列、或說明商品之用，而外包裝則僅用在倉儲及運輸過程的保護。在自選式量販的營業(yè)方式中，包裝通常扮演非常重要的角色。


　　外包裝若不夠堅固，倉儲運輸?shù)膿p壞太大，降低作業(yè)效率，并影響利潤。外包裝若太堅固，則供應商成本增加，采購價格勢必偏高，導致商品的價格缺乏競爭力。
　　設計良好的內包裝往往能提高客戶的購買意愿，加速商品的回轉，采購人員應說服供應商在這方面向好的企業(yè)學習，并加以改進，以利彼此的銷售此外，采購人員在采購包裝的項目時，應先了解超市的政策，進而與供應商協(xié)商對彼此雙方都最有利的包裝，否則不應草率訂貨。（3） 價格：
　　除了質量與包裝之外，價格是所有采購事項中最重要的項目。我們在客戶心目中的形象就?quot;高質量低價格"，若采購人員對任何所擬采購的商品，以進價加上合理的毛利后，連自已都判斷該價格無法吸引客戶的購買時，就不應向該供應商采購。
　　在采購之前，采購人員應事先調查市場價格，不可憑供應商片面之詞，誤入圈套。如果沒有相同商品的市價可查，應參考類似商品的市價。
　　在采購價格時，最重要的就是要能列舉供應商產品經(jīng)超市銷售的好處?！　〈送?，公平而合理的價格，還可通過單獨與供應商進行采購或由數(shù)家供應商競標的方式來取得。單獨與供應商進行采購進，采購人員最好先分析成本或價格；數(shù)家供應商進行競標時，采購人員應選擇兩、三家較低標的供應商，再分別與他們采購，求得公平而合理的價格。但在使用競標方式時，采購人員切勿認為，能提供最低價格的供應商即為最好的供應商。我們必須綜合徇一個供應商其送貨、售后服務、釧銷支持、其他贊助等方方面面的支持。所以有時候我們會放棄與提供極低價格給我們的大批發(fā)商的全作，而選擇不愿意提供極低價格給我們的制造商或生產廠商與我們合作，因為通常制造商通常在產品質量、貨源保證、售后服務、促銷活動及其他贊助上會有更多的營銷費用支持。
　　總而言之，價格采購是所有商業(yè)采購中最第三的，也是最困難的項目，但愈是困難的項目，令人愈覺得有挑戰(zhàn)性，這也是采購工作特別吸引人之處，超市采購人員應體會認識這一點，并運用各種采購技巧去達成這項艱巨的任務。（4） 訂購量：　　在超市分店數(shù)仍少的時候，訂購量往往很難令供應商滿意，所以在采購時，應盡量籠統(tǒng)，不必透露明確的訂購數(shù)量，如果 因此而導致采購陷入僵局時，應轉到其他項目上。
　　在沒有把握決定訂購數(shù)量時，采購人員不應訂購供應商希望的數(shù)量，否則一旦造成存貨滯銷時，必須降價出清庫存，因而影響利潤的達成，以及造成資金的積壓及空間的浪費?！　〉少徣藛T應與供應商協(xié)商一個合理的最小訂貨金額或數(shù)量，最好以金額表示。否則，如果沒有最小訂貨金額或數(shù)量限制，日后由樓面人員下單訂貨或運用OPL訂單訂貨時，每次下單的訂貨量太小，要求供應商頻繁送貨，會增加供應商的成本。進而導致超市的價格無優(yōu)勢。相反，如果最小訂貨數(shù)量或金額太高，則會造成超市庫存過高，導致壓倉、滯銷、削價求售等風險。（5） 折扣（讓利）：　　折扣通常有新產品引進折扣、數(shù)量折扣、會款折扣、促銷折扣、無退貨折扣、季節(jié)性折扣、經(jīng)銷折扣等數(shù)種。有些供應商可能會由全無折扣做為采購的起點，有經(jīng)驗的采購人員會引述各種形態(tài)折扣，要求供應商讓步。
　　采購人員應向供應商說明超市的部份顧客?quot;專業(yè)客戶"，換名話說專業(yè)客戶都是很會精打細算的，若供應商的折扣數(shù)無法大到讓超市的商品售價能吸引他們上門，就算我們向供應商訂貨，這一關系也不可能持久，這種交易反而不利于超市的價格形象，故最好不要向該供應商采購。（6） 付款天數(shù)（帳期）：　　超市的付款方式與商品的采購方式緊密相關，通常經(jīng)銷的商品采取"貨到的XX到"的方式結款，代銷、聯(lián)營的商品采取"月結XX天"的方式付款（詳細請參考供應商手冊"超市的采購方式"一節(jié)）。
　　付款天數(shù)（帳期）與采購價格息息相關，在國內一般供應商的付款天數(shù)（帳期）是月結30~90天左右，視不同的商品周轉率和產品的市場占有率而定。對于超市而言，我們通常要求"一般的食品干貨類商品帳期在貨到45天以上"，"百貨類商品的帳期在貨到60天以上"。而且由于超市衽每月統(tǒng)一付款，供應商實際收到貨款的時間要比合同平均延長15天《（0天+30天）/2》。精明的供應商業(yè)務人員會對此進行計算，故身為采購人員不可不知?？偠灾少徣藛T應計算對超市最有利的付款天數(shù)（帳期），對于慣于外銷或市場占有率大的供應商，一般要求的付款期限都比較短，有的甚至要求現(xiàn)金或預付款，但這全憑采購人員的經(jīng)驗與說服力?！　≡谡Ｇ闆r下，超市的付款作業(yè)是在交易所齊全時，按買賣雙方約定的付款天數(shù)（帳期），由銀行直接劃款至供應商的帳戶，這是超市的一大優(yōu)勢，因為一般國內的零售商在付款時，總是推三托四，找一大堆藉口，延遲付款，造成供應商財務調節(jié)器度的困難?！　τ谛逻M供應商來說，采購人員對此還有一個很重要的工作就是必須請供應商詳細新聞記者超市"供應商手冊"有關付款部分的內容，并對超市的付款流程詳細予以說明。在以往的經(jīng)驗中，由于超市采用了國際上先進的商業(yè)運作模式，與國內傳統(tǒng)的商業(yè)作業(yè)模式有很大的區(qū)別，一些供應商（尤其是內陸城市的供應商）對此相當陌生，另外超市開業(yè)初期，許多流程尚未順暢，導致供應商付款不及時，影響超市與供應商之間的配合與合作。（7） 交貨期：
　　一般而言，交貨期愈短愈好，因為交貨期短，則訂貨頻率增加，訂購的數(shù)量就相對減少，故存貨的壓力也大為降低，倉儲空間的需求也相對減少。對于有長期承諾的訂購數(shù)量，采購人員應要求供應商商分批送貨，減少庫存的壓力?！　∮捎诔须娔X計算訂單數(shù)量的公式中，交貨期是個重要的參數(shù)，采購人員應設法與供應商采購較短的交貨期，降低存貨的投資。但是不切實際上壓短交貨期，將會降低供應商商品的質量，同時也會增加供應商的成本，反而最終影響超市的價格優(yōu)勢及服務水平。故采購人員應隨時了解供應商的生產善，以確立合理及可行的交貨期。一般而言，本地供應商的交貨期為2~3天，外埠供應商的交貨期為7~10天。（8） 送貨條件：
　　超市系超大型的自選式的超市，商品的進出量極大，若供應商無法在送貨作業(yè)上與超市密切配合，將嚴懲影響超市的運作。送貨條件包括：按指定日期及時間送貨、免費送貨到指定地點、負責裝卸貨并整齊將商品碼放在棧板上，以及在指定包裝位置上由好超市店內碼（或印國際條碼）等等。這些事情看來簡單，但若采購在采購時，對供應商沒有提出要求，則有些供應商人員將會經(jīng)常出錯，對超市的運作影響其他大。對于經(jīng)常出錯的低應商，建議采取一些必要的警告或罰款措施。（9） 售后服務保證：
　　對于需要售后維修的家電或電子產品，采購人員就要求供需尖商提供免費的1~3年的售后服務，并將保修卡放置在包裝盒內，保修卡應標明本商圈內的維修商地址及電話，并且今后若維修商的名字、地址及電話一蛙發(fā)生更換，供應商應于第一時間通知超市采購人員，由采購人員及時通知賣場相關的退換貨處人員及樓面主客。
　　走私貨由于貨品來源不明，同時售后服務也成問題，而且他們逃漏國家稅收，是違法行為，因此超市采購人員千萬不可去碰它，否則后患無窮。（10） 退換貨
　　超市有限公司大部份商品采取經(jīng)銷形式，即買斷經(jīng)營，理論上不應該豐在退貨的問題但在實際運作中，由于供應商產品質量的問題、殘損有因判斷錯誤或由于供應商業(yè)務人員的誤導，形勢估計過于樂觀等因素，造成買進的商品庫存過高，或商品滯銷的情況，有誠售與遠見的供應商銷售業(yè)務人員，應主動解決超市相關業(yè)務人員的困擾。如果供需尖商的業(yè)務人員不積極配合，超市面上不會繼續(xù)與其合作的。因為通常情況下，供應商會有較多的銷售渠道處理此種滯銷商品。（11） 促銷活動：
　　"超市快訊"是超市營銷最重要的武器，但快訊的成功與否，全賴于采購人員選擇的商品是否正確，以及售價是否能吸引客戶上門，通常我們"超市快訊"所選擇的品項都是一些暢銷的、高回轉的、大品牌子的民生消費品（詳細請參考"超市快訊"一節(jié)）。在采購員人員采購中，應強調超市每個門店的每期快訊發(fā)行數(shù)量達到30000~50000份，直接郵寄到公司的目標顧客群中，影響力極大，對提高供應商商品的品牌知名度及市場占有率有很大幫助，對于一些擔心快訊價格會擾亂其市場價格體的供應商，超市采購人員則應強調超市歡是衽會員帛的超市，會員顧客與非會員顧客之間享受不同的類別待遇，我們可以采取"非會員顧客不得購買"或采取"會員價與百會員價"方法，甚至可采取"每卡限購"、"印花限購"等方法或措施，加以控制，故不會對其價格體系造成很大的影響。在促銷商品的價格采購中，采購人員必須了解一般供應商的營銷費用預算通常占營業(yè)額的10~25%，供應商不難由此預算撥出一部份作為促銷之用。一般來說，大品牌的供應商在"超市快訊"促銷期間愿意下浮10~30%不等，有些小品牌或不知名品牌更能下浮50%，求的是薄利多銷，或推廣產品知名度，采購人員應了解供應商的需求與目的。
　　超市與供應商之間的促銷活動多種多樣，例如降價、地堆、端架、搭贈、抽獎、文藝表演等等（具體請參考"超市促銷范例"一節(jié)）。采購人員應將20%的時間放在與供應商洽談促銷活動上，以提升彼此的銷售業(yè)績。（12） 廣告贊助（Advertising Contribution）　　為增加超市的利潤，采購人員應積極與供應商采購爭取更多的廣告贊助，這也是采購人員業(yè)務考核指標之一。超市所指的廣告贊助，有下列幾項：● 超市快訊
　　　　　　　　　　● 室內燈箱
　　　　　　　　　　● 室外燈箱或戶外看板
　　　　　　　　　　● 地板廣告
　　　　　　　　　　● 購物車廣告
　　　　　　　　　　● 購物袋廣告
　　　　　　　　　　● 電視墻廣告
　　　　　　　　　　● 店內廣播廣告
　　　　　　　　　　● ……等等（13） 進貨獎勵：
　　是指一段時間達成一定的進貨金額供需商給予的獎勵，通常為有條件的及無條件的進貨獎勵，例如：目前本公司所要求的供應商在每月付款金額基礎上返還公司的返利，即是無條件的進貨獎勵，或稱"帳扣"；其余要求超市進貨額達到一定條件后，才返回一定獎勵的即為有條件返利。由于本公司系統(tǒng)的限制，采購人員在與供應商采購時，應要求每月的進貨獎勵（即帳扣），盡量不要采取每季、每半年、甚至每年的返利，因為有時我們不見得與該供需尖商能合作這么長時間。
　　依采購人員的經(jīng)驗，通常都可要求供應商給予進貨金額1~10%的進貨獎勵，供應商因銷售份額的需求很樂意提供此種獎勵。此種獎勵對超市提升利潤額大有幫助，例如：有些商品可能供應商因種種原因不愿以較低的價格供應，采購人員為增加利潤，應積極與供尖商采購要求更高的進貨獎勵，但切忌為了爭取獎勵，而增加不切實際的采購數(shù)量，結果庫存壓力大增，甚至季節(jié)過后必須打折求售，這種情況采購人員不如不要進貨獎勵?！　∮行┕虡I(yè)務人員會在其報價單（通常在出三價）基礎上下浮多少點折扣?！　×硖庍M貨獎勵（即帳扣）與價格折扣有所不同，請采購人員務必參?quot;進貨獎勵"說明一節(jié)，加以區(qū)分。（14） 其他贊助費用：　　在超市的采購業(yè)務上，贊助金的種類繁多，包括："新入市的開業(yè)贊助費、新店贊助費、新品上架費、集中陳列贊助費、周年慶贊助費、各種節(jié)慶（元旦、春節(jié)、端午、五一、中秋、國慶節(jié)）的贊助費、端架/地推/地籠陳列贊助費……"等等。
　　"廣告贊助費"與"其他贊助費"在超市營運里，占舉足輕重的地位，有此公司兩者的金額在開業(yè)前可收到數(shù)百萬人民幣的收入，開店后陸續(xù)向供應商收取，最高可達營業(yè)額的2.5~8.0%?！　∵@種被供應商稱之為："苛捐雜稅"的費用，引進國內已有好幾年的歷史，它超到了"篩選供應商"（以價制量，淘汰一些沒有實力的供需尖商）、"增加公司利潤"等積極的作用。同時供應商對此有了認識之后，其經(jīng)營機制自然會保留一筆廣告與促銷專款用在此一目的，以促銷其產品，可謂"一個愿打，一個愿挨"。
　　采購人員在與供需尖商采購進，盡量強調，，超市所收取的這些其他贊助費用，尤其是節(jié)慶贊助費用，通常都會用于各種大型的促銷活動上，而這些促銷活動通常都須要幾十萬甚至上百萬的費用投入，如此高額的促銷活動費用如果都由超市來承擔，超市是無法承受的，這就需要供應商們一齊支持，所謂"聚沙成塔"，通過這些大型的促銷活動，可以吸引大量的人流，提高來客數(shù)或客單價，反過來他們可以提高供應商的銷售?！　〉痰馁澲M應與供應商的銷售成比例，否則有此采購人員變本加厲，需求無度，贊助費的費率已經(jīng)到了無行無情的地步，貽笑大方。"合情合理"是雙方共同成長的基礎，我們對供需尖商的基本態(tài)度應是"合作"，而不是"對抗"。（15） 供應商的表現(xiàn)：
　　表現(xiàn)不良的供應商往往會影響到超市的銷售及利潤，并造成顧客的不滿。故采購人員應在采購時，除價格外應談妥合約中有關質量、數(shù)量包裝、交貨、付款及售后服務等條款，及無法履行義務的責任與罰則?！　〔少徣藛T應了解任何采購都是與供應商維持關系的過程的一部分。若某次采購采購人員讓供應商吃了悶虧或大虧，供應商若找到適當?shù)臋C時，也會利用各種方式回敬采購人員。因此采購人員在采購過程中應在超市與供應商的短期與長期利益中，求取一平衡點，以維持長久的關系。
　　總而言之，采購采購本身是一件很復雜、很艱難的工作，因為采購對象、供應商規(guī)模、采購項目都不盡相同，但采購人員只要靈活運用以上所述的技巧與策略，在采購中將不難一一克服困難。此外，經(jīng)驗、機智與毅力都是采購人員在采購中所須要的。
超市商品采購的模式
超市采購的模式按超市是否連鎖可分為單店采購模式和連鎖采購模式。其中連鎖采購模式，又可按集權與分權的程度可細分為集中采購模式和分散采購模式。

　　單店采購模式

　　盡管超市越來越趨向于大規(guī)模連鎖型發(fā)展，但單體的超市仍廣泛地存在著。在這種超市里，商品采購常由一個采購部負責，直接與眾多的供應商打交道，一般進貨量較小，配送成本較大，必須努力實現(xiàn)采購的科學管理，否則失敗的風險很大。對于一些規(guī)模不大的超市，有時店長直接負責商品采購，但實現(xiàn)較為理想的商品組合仍是困難的，特別是由于進貨量小，不可能取得較低的進貨價格，減少流通環(huán)節(jié)，降低商品價格成為可望不可及的事情。
　　這種超市的店長是企業(yè)的法人代表，可以完全按照自己的經(jīng)營意愿開展經(jīng)營活動。單店超市賣場規(guī)模一般比較小，經(jīng)營商品通常在2000種以下，在競爭中往往處于劣勢。單店超市的商品采購模式主要有如下三種具體形式：
　?。?） 店長或經(jīng)理全權負責。商品采購的權力完全集中在店長或經(jīng)理手里，有他選擇供應商，決定商品購進時間和購進數(shù)量。
　?。?） 店長授權采購部門經(jīng)理具體負責。超級市場店長將采購商品的工作下放給采購部門的經(jīng)理，由采購部門經(jīng)理根據(jù)超級市場經(jīng)營的情況決定商品采購事宜。
　　（3） 由超級市場個商品部經(jīng)理具體采購。超級市場商品部經(jīng)理是一線管理人員，他們熟悉商品的經(jīng)銷動態(tài)，比較了解消費者的偏好，可以根據(jù)貨架商品陳列情況以及倉儲情況靈活地進行商品采購決策，因此，這種形式比上述兩種形式更為有效。
　　不論采用哪種形式，單店超市由于規(guī)模較小，經(jīng)營商品品種較少，在商品采購數(shù)量方面不占優(yōu)勢，在與供應商的價格談判中常常處于劣勢地位，也就不利于其實行低價格策略。

　　集中采購模式

　　集中采購模式是指超市設立專門的采購機構和專職采購人員統(tǒng)一負責超市的商品采購工作，如統(tǒng)一規(guī)劃同供應商的接洽、議價、商品的導入、商品的淘汰以及POP促銷等，超市所屬各門店只負責商品的陳列以及內部倉庫的管理和銷售工作，對于商品采購，各分店只有建議權，可以根據(jù)自己的實際情況向總部提出有關采購事宜。
　　集中統(tǒng)一的商品采購是連鎖超市實現(xiàn)規(guī)模化經(jīng)營的前提和關鍵，只有實行統(tǒng)一采購，才能真正做到統(tǒng)一陳列、統(tǒng)一配送、統(tǒng)一促銷策劃、統(tǒng)一核算，才能真正發(fā)揮連鎖經(jīng)營的優(yōu)勢。有利于提高超市與供應商談判中的議價能力。如今，中國的零售業(yè)不是利潤最大化的行業(yè)，它現(xiàn)在的單體規(guī)模相當明顯。如萬佳百貨在2000年做到了全省第一，也只不過是16.2億元的銷售額，只相當于沃爾瑪全球銷售額的千分之一都不到。所以，一定要在老店挖潛的同時不斷開新店，不斷擴大經(jīng)營規(guī)模，不斷擴大企業(yè)的市場占有率，做到經(jīng)營規(guī)模最大化，我國民族零售業(yè)的前景才是有希望的。而集中采購正是實施規(guī)?；?jīng)營的基本保證。連鎖零售企業(yè)實行了中央采購制度，大批量進貨，就能充分享有采購商品數(shù)量折扣的優(yōu)惠價格，保證了超市在價格競爭中的優(yōu)勢地位，同時也能滿足消費者求廉的心理需求。
　　（2）有利于降低商品采購成本。大批量集中進貨，可以大幅度減少進貨費用，再輔以配套的統(tǒng)一配送機構與制度，就能有效控制連鎖零售超市的采購總成本。
　?。ǎ常?有利于規(guī)范超市的采購行為。在分散采購制度中，由于商品采購的決定權下放到各分店，對采購行為很難實施有效的約束，所以采購員的種種不規(guī)范行為屢禁不止。而中央采購制度則有利于規(guī)范企業(yè)的采購行為，為超市營造良好的交易秩序和條件。

　　分散采購模式

　　分散采購模式就是超市將采購權力分散到各個分店，由各分店在核定的金額范圍內，直接向供應商采購商品。從超市的發(fā)展趨勢來看，分散采購是不可取的，因為它不易控制、沒有價格優(yōu)勢以及采購費用高。分散采購模式有以下兩種具體形式：
　　◎ 完全分散采購
　　完全分散采購形式是超市總部根據(jù)自身的情況將采購權完全下放給各分店，由各分店根據(jù)自己的情況靈活實施采購，它最大的優(yōu)點是靈活，能對顧客的需求做出有效的響應，比較有利于競爭，比如：法國的家樂福公司曾經(jīng)在很長一段時間都是實行分散采購，由于其單店規(guī)模巨大，同樣也有效。但完全分散采購的最大弊端在于不能發(fā)揮規(guī)模采購的優(yōu)勢，不利于壓低價格，不利于控制采購，因此就連家樂福這樣的超市公司也逐漸向集中采購模式轉變。
　　◎ 部分分散采購
　　部分分散采購形式是超市總部對各分店的地區(qū)性較強的商品（如一些地區(qū)性的特產就只適合于該地區(qū)銷售），以及一些需要勤進快銷的生鮮品實行分散采購，由各分店自行組織進貨，而總部則對其他的商品進行集中采購。
　　如：某一分店的目標消費者有特殊的飲食習慣，而總部又不了解市場行情，在這種情況下，由分店進行商品采購決策就比較適宜。這種制度具有較強的靈活性，使分店可以根據(jù)自身的特征采取彈性的營銷策略，確保了分店效益目標的實現(xiàn)。
商品采購合同的管理

一、商場采購合同的內容
　　商場采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免發(fā)生糾紛的前下，具備以下主要條款：
　?。保唐返钠贩N、規(guī)格和數(shù)量
　　商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應按國寶統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。
　?。玻唐返馁|量和包裝
　　合同中應規(guī)定商品所應符合的質量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝材料、包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志、及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。
　?。常唐返膬r格和結算方式
　　合同中對商品和價格的規(guī)定要具體，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的折扣辦法；規(guī)定結算方式和結算程序。
　?。矗回浧谙蕖⒌攸c和發(fā)送方式
　　交（提）貨期限（日期）要按照有關規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式（送貨、代運、自提）。
　?。担唐夫炇辙k法
　　合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
　　６．違約責任
　　簽約一方不履行合同，違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
　?。ǎ保┪唇贤?guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品；
　　（２）未按合同規(guī)定的商品質量標準交貨；
　?。ǎ常┯馄诎l(fā)送商品。購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
　?。罚贤淖兏徒獬龡l件
　　在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等情況，都應在合同中予以規(guī)定。
　　除此之外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，更有效力。

　　二、采購合同的簽訂
　　１．簽訂采購合同的原則
　?。ǎ保┖贤漠斒氯吮仨毦邆浞ㄈ速Y格。這里的法人，是指有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經(jīng)濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業(yè)。
　?。ǎ玻┖贤仨毢戏āＲ簿褪潜仨氉裾諊业姆?、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續(xù)應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規(guī)定。
　?。ǎ常┍仨殘猿制降然ダ浞謪f(xié)商的原則簽訂合同。
　?。ǎ矗┊斒氯藨斠宰约旱拿x簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
　?。ǎ担┎少徍贤瑧敳捎脮嫘问?。
　　２．簽訂采購合同的程序
　　簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協(xié)商，取得一致意見，并簽署書面協(xié)議的過程。一般有以下五個步驟：
　?。ǎ保┯喖s提議。訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答復的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答復期限內不得拒絕承諾。
　?。ǎ玻┙邮芴嶙h。接受提議是指被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經(jīng)過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也稱承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出后，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中簽訂合同的雙方當事人，就合同的內容反復協(xié)商的過程，就是要約→新的要約→再要約→……直到承諾的過程。
　?。ǎ常┨顚懞贤谋?。
　?。ǎ矗┞男泻灱s手續(xù)。
　?。ǎ担﹫笳埡灱s機關簽證，或報請公證機關公證。
　　有的經(jīng)濟合同，法律規(guī)定還應獲得主管部門的批準或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規(guī)定必須簽證的合同，雙方可以協(xié)商決定是否簽證或公證。

　　三、商場采購合同的管理
　　采購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
　?。保訌娚虉霾少徍贤炗喌墓芾?
　　加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理。在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要的和貨源情況，掌握商場的經(jīng)營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據(jù)本商場的購銷任務，收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)；二是對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規(guī)定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
　?。玻⒑贤芾頇C制和管理制度，以保證合同的履行
　　商場應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統(tǒng)一保管合同、統(tǒng)一監(jiān)督和檢查合同的執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)問題，采取措施，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的順利實現(xiàn)。
　?。常幚砗煤贤m紛
　　當經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成，可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
　?。矗攀睾贤?
　　合同的履行情況好壞，不僅關系到商場經(jīng)營活動的順利進行，而且也關系本商場的聲譽和形象。
開 店 后 的 采 購 工 作
開業(yè)后采購工作與開業(yè)前有較大差別。開業(yè)前一切都在未知之數(shù)，一切都需摸索、猜測、估計，需要大量的市調及采購工作，并構建一個較理想的商品結構，然后在開業(yè)前按公司的業(yè)績指標實施大進貨。

　　開業(yè)后，顧客地需求開始從銷售數(shù)據(jù)上浮現(xiàn)，采購工作在此必需有質與量的轉變。采購的最終極任務就是把“銷售、毛利額及其他收入最大化”，采購的一切工作都圍繞在這三個數(shù)字上。

　　為達成采購的任務，我們建議采購工作應分為五大項，每一大項各占20%的時間，它們是：
　?。ㄒ唬┦姓{；
　?。ǘ┛煊崳?
　?。ㄈ┎少彛?
　?。ㄋ模┓諛敲妫?
　?。ㄎ澹┬姓?。

　　一名優(yōu)秀的采購主管必需要能善用時間，原則是：
　?。?）即“重要、又緊急”的事最優(yōu)先處理；
　?。?）其次處理“重要、不緊急”的事，
　　（3）再其次是“不重要、但緊急”的事；
　　（4）最后才是“不重要、又不緊急”的事。凡事必需有輕重緩急之分，凡是對自己任務達成最關鍵的事情應最優(yōu)先處理，與事情的緊急性無關。

　　采購人員善用時間上，最好準備一個本“記事本”，預先記錄已以預定好的工作事項，如此工作才能有條不紊，達到“事半功倍”的效果。無論如何，這五大項工作應平均分配，而不能只做哪一項。

（一）市調：
　　毛主席講得好：“沒有調查，就沒有發(fā)言權”。市調工作在開店后，很容易被采購主管遺忘掉，有些采購漸漸養(yǎng)成“好逸惡勞”的習慣，喜歡坐在“象牙塔”內辦公，誤以為“秀才不出門，能知天下事”，或者“多一事不如少一事”，這都是“吃大鍋飯”的概念。天合的采購必需把市調當做一個重要的事情來做，至于“緊急”“或不緊急”，要看當時的情況及需要而定。

　　市調的內容包括：
　　（1）調查競爭對手的商品結構、價格、包裝、質量、促銷、貨源、陳列方式、質量……等等。
　　（2）參加展銷會、了解市場趨勢。
　?。?）開發(fā)新的供應商，改善商品結構，增加銷售、利潤于其他收入。
　　（4）與新老供應商研究市場的現(xiàn)狀與趨勢，及業(yè)績/毛利增長點。
　?。?）與采購本部、生鮮本部、商品本部或各兄弟公司的對口采購人員交流成功的經(jīng)驗。

　　有時候如果只是臨時要了解某一競爭對手的幾個商品的價格，采購主管可以請采購助理或供應商業(yè)務人員代勞，不必親自去做，否則時間可能不夠用。
連鎖企業(yè)的采購組織與流程
一、采購部門的功能
　　在討論采購組織之前，應先對采購部門在一個連鎖體系中所必須扮演的角色與功能有所認識，而依據(jù)這些功能目標，考量公司特性及策略來設計部門組織。
　　商品采購部門的功能概略如下：
　?。ㄒ唬﹨f(xié)助販售部門有關業(yè)務之處理。
　　（二）商品銷售情況之分析與檢討。
　　（三）促銷商品之安排。
　?。ㄋ模┤粘２少彉I(yè)務，如詢價、議價、訂貨等。
　　（五）新廠商與新商品之開發(fā)與評估。
　　（六）市場情報之搜集與反應，如商品資訊（價格、流行趨勢等）、廠商情報等。
　　
　　二、采購組織
　　依據(jù)上列之陳述，采購部門通?？蓜澐譃椴少彙⑹袌稣{查及新商品開發(fā)等單位。
　?。ㄒ唬┎少弳挝?
　　此單位為采購部門的核心，擔負商品企劃、采購等業(yè)務。采購單位又可依據(jù)各種標準細分組織，茲將較常見的標準簡述于下：
　?。保唐奉悇e：依商品類別細分采購單位，如百貨公司的商品采購部門可劃分家用電器課、日常用品課、服飾課等。
　?。玻唐凡少彽貐^(qū)：依商品來源地區(qū)為基礎劃分，因為國內、外采購的手續(xù)、廠商地址、條件均大不相同，因此分別設立部門，以利作業(yè)與管理。如設國內采購課、國外采購課，或可依不同洲及國別更細分之。
　　上列標準亦可合并使用，如分設國外服飾、國內服飾課等，或可加入其他標準（如商品價值、采購功能等）更細分組織。然無論采用何種標準，均應以效率及效能為前提，依實際狀況考量決定。
?。ǘ┦袌稣{查單位
　　負責企業(yè)內外部有關各種資料的搜集、分析、解讀、建議等。為采購部門之智囊單位。
　?。ㄈ┬律唐烽_發(fā)單位
　　負責新商品之開發(fā)、研究、導入等工作。上列敘述僅為通則，采購部門的組織還是必須依企業(yè)之業(yè)別、策略、規(guī)模等實際狀況來設定，才能真正的切合需要，發(fā)揮功能。
　　采購流程并非僅是單純的詢價、議價、訂貨等步驟，而是一個必須經(jīng)歷多種分析、考慮多種因素的精密過程。一個完整的采購流程依序應包含下列步驟。
　　１．確認企業(yè)經(jīng)營方針、策略，擬定采購政策。
　?。玻私?、分析企業(yè)內外部環(huán)境因素，含商品
超市管理-采購管理