公務(wù)員管理效率和成本

 作者:汪中求    234

現(xiàn)在一些政府部門工作存在的問題,有兩個問題非常突出,第一個是效率比較低,第二個是成本意識比較差。從工作效率的角度來講,我們跟一些管理到位的老牌的資本主義國家的機關(guān)管理有很大差異,我們更多的是靠個人智慧、個人魅力以及個人的自我修養(yǎng)來做事情。事實上,我們的一些政府部門由于對規(guī)則的認(rèn)識不夠,管理相對粗糙。 先說說香港市政府,他們公務(wù)員的桌上是不允許放茶杯的,因為他們要加快工作節(jié)奏,不允許你去品茶,而且確實也沒工夫品茶。他們的信息化非常到位,早晨一上班,你的工作有多少必須報到你的相關(guān)系統(tǒng)里去,別人要做的事相關(guān)系統(tǒng)會安排進行配合。每個人的電腦桌面上當(dāng)天的工作30-40件,而且每一個時間段的事情都必然要和別人聯(lián)系起來,否則你就耽誤了別人。如果公務(wù)員上班口渴怎么辦,到走廊上去喝,走廊上有水杯,有飲用水,不過水杯是錐形的,杯底是尖的,根本放不住,拿了就喝,喝完就扔。從這些細小的做法上,可以看出人家對效率的追求。德國的政府機關(guān),如果上司找下屬要一份材料,你不允許超過三分鐘,如果我找你要一份材料,你說下午給,是絕對不可能的,現(xiàn)在要就必須現(xiàn)在給,超過三分鐘,說明你的管理太差了。我們曾經(jīng)對72家機構(gòu)的一部分辦公室做過調(diào)查,人們每天平均要花一個半小時找東西,當(dāng)然包括不斷的整理文件,把文件分類等瑣碎的事情,天天找東西,找文件,找資料。還有,每天經(jīng)常有很多人打擾。我們曾在一個市的政府部門調(diào)查過67個人,結(jié)果一般人每八分鐘受到一次打擾,每天就有50-60次被人打斷(包括電話、手機、串門等),各種各樣的打擾一天50次,平均每次前后5分鐘,那么一天被打擾所占用的時間就達到4小時。我們工作有一半時間被別人拖得團團轉(zhuǎn),根本沒有自己的計劃和安排。當(dāng)然還包括很多無謂的開會、無謂的匯報、無謂的寫材料,還有很多迎來送往的接待。

就從會議來講,會議管理其實是很有講究的。會議的成本分三類:直接成本、時間成本、機會成本。所謂直接成本就是設(shè)施的租用費用、場地費用、布置費用、旅差費用、文件費用,還有為會議服務(wù)的人員工資等。所謂時間成本就是參會的人數(shù)、會議時長(會議準(zhǔn)備的時間、會議本身的時間,還有會議消化時間,這樣一來就是開會本身時間的3倍)、與會者平均每小時薪水的乘積,這個就是你真正的會議時間成本。所謂機會成本就是你因為開會而耽誤工作的效益,乘上你這個工作成功的可能性。因為你今天不來開會,你會做別的事情,你會創(chuàng)造多大的效益,這就是開會的機會成本。當(dāng)然,企業(yè)的機會成本比較容易算清楚,而我們的干部就很難算,但有一點是肯定的,就是你不干這個干別的會有收益,這個收益就是你開這個會的機會成本。所以,西方的公式是:會議成本?直接成本+時間成本+機會成本。

因此,我在各地作講座或做培訓(xùn),雖然講得不很好,但有一點我很注意,就是少講廢話。這就是一個對成本的認(rèn)識問題,耽誤大家時間,成本就太高了。會議成本有個評估辦法叫“伍德法”,這在西方國家流傳已經(jīng)很多年了,就是會議成員的年薪總額加薪水總額的25-40%作為其他費用,再將費用換算到每一分鐘,以一年260個工作日來算,每天工作8小時,全年就是124800分鐘來計算,這樣來算,會議的一分鐘是多少錢的成本???西方還有一本書《議事規(guī)則》,是一位叫羅伯特的退役軍人在1905年寫的專門談怎么開會的書。

鐵嶺的市委書記李文柱曾跟我說,黨政機關(guān)的干部需要從五個方面解脫出來:從文山會海中解脫出來,從迎來送往中解脫出來,從推杯換盞中解脫出來,從麻將桌上解脫出來,從揣摩領(lǐng)導(dǎo)意圖中解脫出來。我很贊同。同時,我認(rèn)為首先是要減少公務(wù)員的人數(shù)、職數(shù)和機構(gòu)數(shù)量。

中國在90年代的中期曾經(jīng)有很多企業(yè)在學(xué)習(xí)“滿負荷工作法”,這說明絕大部分企業(yè)當(dāng)時是不滿負荷的,當(dāng)然很多政府部門更是如此。我一直認(rèn)為政府的效率低于企業(yè),不僅滿負荷做不到,還有很多人浮于事的現(xiàn)象。有一家地級市的工商聯(lián),本來就沒多少事,辦公室主任說他必須的工作累計時間一天半,最近又安排了一位專職副書記。我總覺得不能從根本上改變?nèi)烁∮谑聠栴},不能有效的促成絕大部分崗位工作滿負荷,那么,我們的政府部門就沒辦法管好。忙閑不均,越有能力的越忙,越?jīng)]能力的越閑,誰愿意干呢?收入差距很大,暫時又不太可能,機制上不允許。所以說,成本的核算、管理成本,如不能認(rèn)真思考,想提高效率就不太現(xiàn)實。 汪中求
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