潘文富

 

在日常銷售工作中，因各種各樣原因所導(dǎo)致的欠款在所難免。既然無法避免，就得主動(dòng)管理。在總額限定、風(fēng)險(xiǎn)控制、過程管理等方面采取相應(yīng)的管理措施。從積極防預(yù)著手，控制住總體風(fēng)險(xiǎn)，為后面逐步減少應(yīng)收賬款打好基礎(chǔ)。

在大多數(shù)公司中，應(yīng)收款常見的問題有如下幾種：

1、因欠款總額未經(jīng)明確，未設(shè)定總的上限額，致使欠款總額持續(xù)擴(kuò)大，最后導(dǎo)致公司整體周轉(zhuǎn)資金出現(xiàn)問題。

2、由于之前未對單個(gè)客戶設(shè)定欠款總額，隨意累加欠款，導(dǎo)致客戶結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)過高。

3、公司對業(yè)務(wù)人員經(jīng)手的欠款總額未做設(shè)定，導(dǎo)致員工手中掌握過多欠款，一旦業(yè)務(wù)員離職，便會給財(cái)務(wù)造成風(fēng)險(xiǎn)。

4、因公司財(cái)務(wù)管理不完善，財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)員在欠款管理上出現(xiàn)分離現(xiàn)象，導(dǎo)致財(cái)務(wù)系統(tǒng)無法監(jiān)控到每個(gè)客戶每個(gè)業(yè)務(wù)員的欠款狀況。

管理方向

總體說來，需要公司預(yù)先對每個(gè)客戶的授信額度乃至每次的欠款額做預(yù)先總體設(shè)定，并通過核算運(yùn)用在每次的欠款處理當(dāng)中。

具體措施：

一、  對公司的欠款總額進(jìn)行預(yù)先設(shè)定

在設(shè)定公司欠款總額時(shí)，應(yīng)考慮以下幾方面因素：

1、公司的實(shí)際周轉(zhuǎn)資金總量

2、公司業(yè)務(wù)的實(shí)際年度業(yè)務(wù)規(guī)模

3、公司實(shí)際的利潤水平

4、淡旺季等季節(jié)變化因素

5、外部資金的引入成本

綜合以上幾方面因素，以經(jīng)營安全為前提，便可以設(shè)定一個(gè)公

司所能承受的最大欠款總額。財(cái)務(wù)人員在進(jìn)行每日賬目清理工作中，需要匯總當(dāng)前實(shí)際欠款總額。當(dāng)總欠款額達(dá)到這個(gè)警戒線時(shí)，財(cái)務(wù)人員就需要立即上報(bào)老板。

二、單個(gè)客戶的授信額度

對客戶實(shí)行精細(xì)化管理，往往可以給公司帶來意想不到的收益。尤其是對單個(gè)客戶設(shè)定授信額度，能夠幫助公司財(cái)務(wù)部掌握該客戶的銷售和回款安全底線。總體說來，單個(gè)客戶的授信額度應(yīng)綜合考慮以下幾方面因素：

1、客戶的歷史信譽(yù)

2、客戶的規(guī)模

3、客戶與公司的業(yè)務(wù)量

4、客戶歷史經(jīng)營年限

5、客戶與公司的關(guān)系質(zhì)量

綜合上面幾點(diǎn)，對公司的每一個(gè)客戶都要單獨(dú)設(shè)定其最大欠款額。在日常的銷售中，可以分為多張欠單，多次欠款，但欠款總額不能超過預(yù)先設(shè)定的最大欠款總額。此外，還需要設(shè)定該客戶的單次最大欠款額。

在確定了每個(gè)客戶的授信額度后，在業(yè)務(wù)往來中，當(dāng)客戶欠款超過這個(gè)信用額度時(shí)，公司就要果斷停止發(fā)貨，并要求業(yè)務(wù)人員對前期欠款進(jìn)行追繳。

三、單個(gè)業(yè)務(wù)人員的授信額度

對于每一個(gè)業(yè)務(wù)員也要根據(jù)其人品和業(yè)務(wù)量來設(shè)定其個(gè)人授信額度。具體說來，每個(gè)業(yè)務(wù)人員的授信額度應(yīng)考慮如下因素：

1、業(yè)務(wù)員的工作態(tài)度

2、業(yè)務(wù)員職務(wù)高低

3、業(yè)務(wù)員所負(fù)責(zé)的客戶數(shù)量

4、所負(fù)責(zé)的客戶類型

5、業(yè)務(wù)員在公司的工作年限

通過以上幾個(gè)指標(biāo)來設(shè)定每位業(yè)務(wù)員所經(jīng)辦的最大欠款總額。每位業(yè)務(wù)員可負(fù)責(zé)多個(gè)客戶，經(jīng)手多筆欠款。但其經(jīng)手的各類欠款的總額不能超過公司對其個(gè)人所設(shè)定的最大欠款額。當(dāng)業(yè)務(wù)員的經(jīng)手欠款總額達(dá)到或是超過這個(gè)總額時(shí)，便應(yīng)對其限制。例如停止發(fā)貨，或由其上級主管監(jiān)督其收賬。

四、形成財(cái)務(wù)和業(yè)務(wù)部門之間回款管理的聯(lián)動(dòng)機(jī)制

首先，財(cái)務(wù)部門需要確保實(shí)際總欠款額，不得超過公司所設(shè)定的最大欠款總額。無論是所有客戶的最大欠款總額相加，還是所有業(yè)務(wù)員的最大欠款總額相加都不得超過公司的最大欠款總額。

其次，在日常工作當(dāng)中，當(dāng)財(cái)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)某客戶或是某個(gè)業(yè)務(wù)員的欠款額突然成倍增長，超過常期水平時(shí)，就應(yīng)提醒銷售部門注意重點(diǎn)關(guān)注該客戶的經(jīng)營情況以及該業(yè)務(wù)員的動(dòng)向，以便及時(shí)規(guī)避資金風(fēng)險(xiǎn)。這種部門之間在回款管理上的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，往往可以幫助公司規(guī)避一些人為導(dǎo)致的回款風(fēng)險(xiǎn)。

 

 

 

 

 

該公司最大的欠款總額是300萬，所有客戶的最大欠款總額為260萬，所有業(yè)務(wù)員的最大欠款總額為240萬。

在實(shí)際操作中，還有一些操作細(xì)節(jié)點(diǎn)可供參考

l  把客戶名字和欠款額度合并在一起

由于客戶數(shù)量眾多，為提高財(cái)務(wù)及開單人員的工作效率，可以將客戶的總欠款額度直接標(biāo)注在開單系統(tǒng)的客戶名稱中。例如，某超市的最大欠款額度為5萬元，客戶名稱即為：XX超市50K（K代表千元單位）。開單人員一看就知道，這個(gè)超市的總欠款上限就是五萬塊。

l  分設(shè)記錄賬戶

單客戶欠款總額、單業(yè)務(wù)員欠款總額，這二個(gè)指標(biāo)設(shè)定后，分別要建立針對每個(gè)客戶及每個(gè)業(yè)務(wù)員的欠款記錄賬戶。在出現(xiàn)每單欠款時(shí)，相關(guān)金額都要及時(shí)記錄進(jìn)對應(yīng)的賬戶總欠款額，減掉歷史累計(jì)欠款，得出剩余可欠款額。

該累計(jì)賬戶，除了在財(cái)務(wù)開單部門保持動(dòng)態(tài)更新外，應(yīng)以月為單位匯總成冊，并于每月１號發(fā)放給業(yè)務(wù)人員。這樣可以方便業(yè)務(wù)人員直接掌握各客戶的欠款情況，通過簡單的疊加后續(xù)新單的金額可以推算出剩余欠款額。公司要提醒業(yè)務(wù)員提前進(jìn)行貨款回收工作，避免出現(xiàn)額度用完時(shí)的結(jié)算尷尬。

l  開單前的核算

在每次開單時(shí)，首先要調(diào)出該客戶的剩余欠款額度，再調(diào)出經(jīng)辦業(yè)務(wù)員的剩余欠款額度。若這兩個(gè)數(shù)字指標(biāo)都在允許值以內(nèi)，可正常開單。若當(dāng)日的該客戶的開單值，已經(jīng)超過剩余欠款額(超額單)，則要果斷停止開單，并向上級主管申請簽批。

五、當(dāng)出現(xiàn)欠款超額時(shí)

在出現(xiàn)某客戶或是某個(gè)業(yè)務(wù)人員的欠款超額時(shí)，經(jīng)上級主管簽批可以將此單貨物正常發(fā)出。但是要要求業(yè)務(wù)人員必須結(jié)清貨款。否則，業(yè)務(wù)人員可以帶回貨物，以確?？蛻羟房铑~和業(yè)務(wù)員工欠款額不得超過設(shè)定的欠款額。在業(yè)務(wù)員進(jìn)行單店結(jié)算時(shí)，可根據(jù)該客戶的實(shí)際欠款情況，增加應(yīng)收貨款的回收壓力，若是已經(jīng)到超額單的情況就必須得收款。若客戶仍然無法結(jié)清當(dāng)天貨款或是前期貨款，業(yè)務(wù)員可以將今天的貨物直接帶回。

六、每月集中公布

在每個(gè)月底，財(cái)務(wù)部門需要公布所有客戶的欠款情況。明確到每個(gè)客戶的欠款，每個(gè)業(yè)務(wù)員經(jīng)辦的欠款情況以及總的欠款額度。對于剩余欠款額較少的客戶及業(yè)務(wù)員，財(cái)務(wù)部門需要在公開報(bào)表上通過紅字、加粗、畫圈等方式進(jìn)行標(biāo)注，以示提醒。

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