設立辦事處還必須了解其正常工作范圍，辦事處機構是非經營性質的機構，其設立的目的是為總公司在外地收集和反饋公司所需的信息，提供非營業(yè)性質的服務和指導工作等等。例如，市場信息的收集和分析等。

　　對于在外設立辦事處機構的企業(yè)來講，一般駐外辦事處機構都是因為營銷事務所設立的，更準確的說，其核心內容就是代表公司長期負責該地區(qū)公司的營銷工作，在當地以總公司名義進行經營活動。這一點與國家駐外辦事處相關政策法規(guī)出現了嚴重沖突。其核心沖突還是一個沒有經營性質的機構需要從事經營活動，這主要涉及工商、稅務等部門的沖突，特殊行業(yè)還有其他部門的沖突，例如，醫(yī)藥企業(yè)藥品流通中GSP認證的要求等等。

　　大多數企業(yè)的年銷售任務都由全國各地的辦事處承擔著幾乎全部的銷售任務，各地辦事處的銷售任務壓力非常大，營銷責任也大。銷售經理肩上肩負著比任何人更大的壓力和責任。如果辦事處經理不注意處理好與當地與相關職能部門的關系，減少和規(guī)避辦事處本身職能和實際銷售活動所帶來的與相關職能部門的規(guī)章制度之間的沖突，辦事處經理的大部分經理將被卷入非常煩心、勞心的瑣碎事務之中。這樣還有多少能精力投入到公司下達的銷售任務的完成和超額完成的工作中去呢？因此，工作中如何利用巧妙的方式、方法，和變通工作方法使我們的銷售工作更加合理又合法的處理銷售事務，是我們駐外辦事處機構營銷工作中必須具備和慎重考慮的首要事情。

　　如何改變工作形式和方法來減少和規(guī)避駐外辦事處機構與當地各行政部門相關政策法規(guī)的抵觸，是我們駐外辦事處機構的必修課程。這里就大多數駐外辦事處在處理與當地相關行政部門常見的營銷方面的困惑和解決方法給大家總結以下幾點：

　　一、將公司駐外辦事處改為當地的分公司形式，取得合法的在當地經營和納稅的手續(xù)。

　　首先，我們明確駐外辦事處的經營活動是辦事處的核心內容，他肩負著公司在當地市場開發(fā)、拓展、鞏固和發(fā)展并完成和實現公司在當地全年銷售任務的完成的使命。其次，駐外辦事處的經營活動本身是違反了工商和稅務部門的相關規(guī)定。勢必是一對矛盾。如果將駐外辦事處演變成駐外地分公司形式，就從根本上解決了這樣一個矛盾。但是，現實情況告訴我們，絕大多數企業(yè)根本沒有這種能力和必要性在外設立分公司，主要原因是分公司的運行成本和管理成本大大加重了企業(yè)的負擔。因此，這種方式還是沒有根本解決問題。

　　二、駐外辦事處是否有必要注冊？

　　國內非常知名和實力強大的企業(yè)在全國各地設立的辦事處是要求在寫字樓辦公。這種辦事處機構健全，管理正規(guī)，但相應各項成本高。其原因是企業(yè)的形象和企業(yè)管理的要求。如制藥業(yè)的三九藥業(yè)、中美史克、西安揚森等知名企業(yè)。除此之外，大多數企業(yè)的全國各地辦事處都由當地業(yè)務人員租套民居當作辦公室即可。在寫字樓辦公的駐外辦事處一般都會在當地工商部門進行登記注冊，行動規(guī)范，管理和運行成本高。而其他以民居為辦公地點的企業(yè)可根據企業(yè)實際情況選擇登記注冊或不注冊。登記注冊的駐外辦事處將容易受到工商等部門的檢查和監(jiān)控。而未注冊的辦事處在受到相關部門檢查時，沒有其他違規(guī)行為也會因未注冊登記受到處罰，只是被檢查的機率會少些。

　　三、駐外辦事處經營活動如何變得合理和合法？

　　駐外辦事處最大的心病就是正常的經營活動對執(zhí)法部門如何變得合法，對企業(yè)自身如何變得合理？駐外辦事處經營活動被查處的行為一般是能夠證明其經營活動的證據，如貨物買賣的賬本、辦事處貨物倉庫的查封等。解決辦法建議為：

　　1、辦事處貨物銷售賬本：其一，要求辦事處辦公場所不能存有貨物銷售記錄和相關財務賬本，銷售貨物賬本需要專人負責和保管，最好放在住家處。避免工商、稅務部門檢查時被查出。其二，要求辦事處財務人員異地辦公，即另外在居民區(qū)租賃一套民宅供財務人員辦公，注意企業(yè)內部員工間的保密，防止內部人員的告發(fā)。

　　2、辦事處貨物存放問題：其一，要求辦事處不能存發(fā)貨物，貨物存發(fā)必須在異地存發(fā)，管理賬本有專人負責管理。倉庫管理要注意周邊環(huán)境的合理性，防止因貨物的頻繁進出，引起周圍居民的告發(fā)。其二，貨物存放最好租用專業(yè)倉庫進行倉儲，并有專業(yè)人員負責。其三，最安全和合法的方式是，利用經銷商的倉庫進行儲存。我們可以租用我們商業(yè)客戶的倉庫，貨物的進出納入商業(yè)的貨物管理中，由商業(yè)客戶的倉庫人員管理或我們指派人員進入商業(yè)公司中管理。這一點尤其適合藥品銷售的辦事處貨物管理。藥品的物流有嚴格的規(guī)定，我們可以租用當地醫(yī)藥公司的倉庫，將我們產品的銷售物流納入商業(yè)規(guī)范的物流控制中去。唯一需要注意的是，租用的醫(yī)藥公司的信用考核與租金的問題。由于中國地域寬廣，貨物發(fā)送及時問題往往困擾著遠離公司的辦事處的銷售問題。減少因發(fā)貨問題引起市場淡旺季調節(jié)的缺貨困擾，最好的方法就是在全國幾個點上設立貨物中轉站。以區(qū)域為中心在商業(yè)客戶的倉庫中設立中轉倉庫，有專職倉庫人員按國家要求管理貨物物流，既可以解決區(qū)域臨時缺貨問題，又能縮短貨物發(fā)貨途中時間，盡快滿足市場需求，不影響銷售。同時還可以減少區(qū)域內其他辦事處存貨問題，在貨物管理和合法性都得到了很好的解決。

　　3、辦事處帳戶問題：其一，辦事處帳戶應該是辦事處正常工作的費用支出往來的帳戶，不能有銷售貨款的往來。因此，貨物帳戶必須從商業(yè)公司與總公司之間進行。其二，辦事處直銷貨款通過個人匯款或通過商業(yè)客戶帳戶直接匯回公司帳號，不要通過辦事處費用帳戶進行銷售貨款的往來。

　　4、辦事處直銷問題：辦事處沒有經營的權利，所以不能在當地從事產品的直接銷售。但實際上，許多辦事處的自身銷售網絡還能銷售不少公司的產品，砍掉這些銷售對辦事處銷售影響較大，如何處理？如果有直銷問題，我們應該選擇一家商業(yè)，出于相互信任的問題，最好選擇我們自己的客戶，以該商業(yè)客戶的名義去實現銷售，我們的銷售人員也該商業(yè)客戶的公司業(yè)務人員的名義進行銷售。貨物貨款應通過商業(yè)帳戶匯回公司，公司的發(fā)票針對該商業(yè)客戶，實際進貨客戶則由該商業(yè)給開據發(fā)票。

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