職業(yè)行政文秘人員七項修煉

   職業(yè)行政文秘人員七項修煉

一、培訓(xùn)對象

企事業(yè)單位、機關(guān)等所有涉及公文寫作的相關(guān)人員：

1.文秘辦公室類：文秘、部門秘書、各級經(jīng)理秘書、行政助理、辦公室主任等涉及文書工作相關(guān)人員

2.市場企劃類：企劃部、市場部等需對內(nèi)外溝通的各級管理及工作人員

3.人力資源類：專員、主任、經(jīng)理、行政人事總監(jiān)等相關(guān)人員

4.其它崗位：工作中涉及到公文寫作的各級管理及工作人員

5.立志于或感興趣從事與公文寫作相關(guān)崗位的就業(yè)人員

二、課程背景
對行政文秘人員來說，沒有受到過系統(tǒng)訓(xùn)練，將無法從戰(zhàn)略性全方位角度認知秘書與助理的工作；在所從事的工作中感覺缺乏理論支持；工作中總是被動行事， 不能主動掌握工作節(jié)奏；想給公司節(jié)省費用，但卻不知從何處下手，如何節(jié)??；本課程講練結(jié)合，全方位提升行政文秘人員工作素養(yǎng)和工作技能，快速掌握提升行政文秘工作的各項能力及相關(guān)方法和技巧；

三、課程收益

1.掌握行政文秘所具備的基本技能、技巧

2.善于處理工作中的難點，掌握待人接物的技巧，實現(xiàn)有效的時間管理

3.實現(xiàn)現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接

4.善于上傳下達，掌握有效溝通的技巧

5.學(xué)習(xí)掌握規(guī)范的公文寫作技巧，提高公文寫作水平

6.掌握會議的組織思路及高效率的組織方法。

7.掌握基本的商務(wù)活動禮儀，使您適應(yīng)日常商務(wù)場合的禮儀要求

8.了解接待客戶的細節(jié)，讓您的每一位客人賓至如歸

四、課程設(shè)置（3個模塊，可根據(jù)貴單位實際增刪相關(guān)內(nèi)容）

職業(yè)素養(yǎng)篇

（一）行政文秘人員職業(yè)素養(yǎng)提升
1.明確行政文秘人員職業(yè)勝任素質(zhì)模型

2.行政文秘人員人際溝通技能提升

3.行政文秘工作禮儀素養(yǎng)修煉

職業(yè)技能篇

（二）行政文秘人員職業(yè)技能提升

4.行政文秘人員實戰(zhàn)公文寫作

5.行政文秘工作中的檔案管理

6.行政文秘工作中的會議管理

綜合管理篇

（三）行政文秘人員綜合事務(wù)管理能力提升

7.行政文秘人員的辦公室管理能力修煉

五、課程提綱

職業(yè)素養(yǎng)篇

（一）行政文秘人員職業(yè)素養(yǎng)提升

引言：行政文秘人員角色定位
1.開篇案例：科長發(fā)稿

——現(xiàn)場演示：

2.優(yōu)秀秘書人員的勝任素質(zhì)
如何提升秘書人員的素質(zhì)
優(yōu)秀秘書與一般秘書的差異
——案例分析及小組討論：

行政文秘人員的忠、正、廉、誠、謙、責(zé)。

3.人際溝通技能提升
案例：海南旅游人選
——走進實戰(zhàn)：

傾聽游戲訓(xùn)練、表達游戲訓(xùn)練。

4.秘書商務(wù)禮儀

?塑造良好的個人職場形象
　著裝的TOP原則
 “拒絕”著裝敗筆——著裝誤區(qū)
　恰當(dāng)?shù)闹w語言 讓自己成為一個有素養(yǎng)的人
　——案例：

?基本商務(wù)禮儀
　辦公室禮儀
　接待禮儀
　電話禮儀與應(yīng)對技巧
　——現(xiàn)場演示：

職業(yè)技能篇
一、行政公文寫作技巧
1.行政公文寫作的基本要求
2.行政公文的格式
3.常用行政公文寫作及公文格式要素范例
1）通用公文：
報告——及時匯報，知照上級

注意報告的行文方向。

在報告中要注意寫作的語氣。

在報告的具體內(nèi)容中要注意敘述的主要內(nèi)容。

在報告中注意一定要有自己的主要觀點。

請示——巧妙運用，求助上級

請示應(yīng)用的范圍。

請示和報告的區(qū)別。

請示的行文方向。

請示的正文中注意的要素。

注意請示時的語氣。

注意請示中語言的要求。

實際操作：比較請示和報告的區(qū)別。

批復(fù)——批達之作，知照下級

批復(fù)對應(yīng)的文種。

理解批復(fù)的特點。

批復(fù)寫作時要注意批復(fù)的要求。

批復(fù)表態(tài)時一定要態(tài)度鮮明，同時要注意技巧。

批復(fù)時要注意即使的批復(fù)，時間性方面要強。

針對具體案例進行分析。

函——平級交流，實現(xiàn)溝通

適用范圍：（培訓(xùn)講授）

具體分類：商洽函、詢問函、答復(fù)函、請批函、告知函

格式詳解：五種函的標(biāo)準寫法與優(yōu)秀范文的分享

案例分析：《函》案例分析

專家點撥：撰寫函的注意事項

通知——通達知曉，文中輕騎

通知適用的范圍和具體的要求

通知的具體類型。

通知的行文方向。

通知每一種類型的寫作要求

在通知寫作中要注意的地方。

在工作中出現(xiàn)的問題進行分析。

通報——表揚先進、批評錯誤

通報的主要的功能。

通報寫作時的要點。

在寫批評性的通報時注意的問題。

分析具體工作中出現(xiàn)的問題，總結(jié)寫作的經(jīng)驗。

紀要——承載會議，忠實記錄

紀要在什么情況下使用。

紀要以什么為基礎(chǔ)？

紀要的使用要求？

紀要的獨特格式。

紀要的寫作要求。

紀要不能加蓋機關(guān)印章。

具體案例分析，總結(jié)經(jīng)驗。

2）事務(wù)公文：
工作計劃——確定目標(biāo)，制定措施，表達決心

理解計劃的作用。

計劃的類型，不同的類型適合的時間。

計劃之前要學(xué)會正確分析實際情況。

正確確定工作的目標(biāo)。

制定的措施步驟要切實可行。

計劃綱要要分項分點進行，把形勢、目標(biāo)、任務(wù)、對象、重點、對策、措施、實施步驟、執(zhí)行要求說的清楚。

實操：計劃材料寫作訓(xùn)練。

工作總結(jié)——成績主要，不足次要，改進提高

總結(jié)和計劃是相對的。

總結(jié)的特點和作用。

在總結(jié)之前，回顧情況要實事求是。

總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)要著眼于未來。要把重點放在對未來工作有指導(dǎo)或者借鑒意義的那些方面。

寫總結(jié)的方法。

實操：工作總結(jié)寫作訓(xùn)練。

講話稿——服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，塑造自己

確定講話稿的適用的場合。

理解講話稿的特點。

講話稿的寫作技巧。

如何防止講話稿空洞無物。

如何防止講話稿跑題。

實操：領(lǐng)導(dǎo)講話稿寫作訓(xùn)練

3）禮儀文書：　
請柬
介紹信
推薦信
——案例分享：
撰寫初稿練習(xí)：

二、信息、文檔管理與運用
1.信息收集
信息工作的六個基本要求和三個訣竅
收集信息工作的三個訣竅
信息的查實及傳遞
信息的儲存與保密
2.文檔管理
文檔分類及儲存的工作規(guī)范
文檔查閱及分裝的工作規(guī)范
文檔銷毀及保密的工作規(guī)范
——案例：

三、會務(wù)組織與管理
1.成功組織會議的技巧
2.組織階段的工作：
——會前準備
——會中協(xié)助
——會后整理
3.會議座次安排的學(xué)問
——練習(xí)：小組討論：--案例分析：

綜合管理篇
一、辦公室6S管理
6S的概念及推行6S的重要性
辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作
長期有效地推動6S工作的注意事項和操作方法
——現(xiàn)場模擬：5分鐘快速掌握6S技巧

二、辦公室事務(wù)管理
后勤管理

辦公室設(shè)備管理

員工安全和保密工作

公共關(guān)系管理
全景案例：

——案例：

三、時間管理及工作統(tǒng)籌技巧
（一）時間管理的誤區(qū)
時間管理的原則
1.目標(biāo)管理與80/20法則
2.緩急輕重的優(yōu)先管理
3.個人時間與領(lǐng)導(dǎo)工作時間計劃與安排
1）時間管理小竅門
2）辦公室接待與電話處理
3）上級的時間管理與安排
4）自我情緒控制與壓力管理

（二）上司出差日程管理與工作計劃
——小組討論：

六、課程形式：

理論講解、互動體驗、實戰(zhàn)演練、案例研討、Q&A答疑、學(xué)習(xí)錦囊；

? 案例分析與課堂互動練習(xí)相結(jié)合；

? 實踐應(yīng)用研討，現(xiàn)場提問并討論解決實際問題；

七、受訓(xùn)規(guī)模：

20—50人（小班、現(xiàn)場分組授課）

八、建議課時：

3大模塊，由貴單位根據(jù)自身需求選擇重點授課。

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