高效會(huì)議管理技巧課程大綱
高效會(huì)議管理技巧課程大綱詳細(xì)內(nèi)容
高效會(huì)議管理技巧課程大綱
高效會(huì)議管理技巧課程大綱
課程目標(biāo)
? 了解會(huì)議的目的、種類和體系
? 了解會(huì)議效率不高的原因及對(duì)策
? 掌握有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)
? 掌握會(huì)議中的溝通和反饋技巧
? 掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧
? 學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧
課程對(duì)象：公司管理部門和會(huì)議參與員工
課程時(shí)長 一天 6H
課程大綱
第一章 當(dāng)今會(huì)議面面觀
一：會(huì)議的意義、目的、種類
A:會(huì)議的意義
? 會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道
? 會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在
B：會(huì)議的目的
? 開展有效的溝通、傳達(dá)資訊
? 監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾、達(dá)成協(xié)議與解決問題
? 資源共享、開發(fā)創(chuàng)意、激勵(lì)士氣
? 鞏固組織或主管地位
二：會(huì)議成本的計(jì)算
? 會(huì)議的時(shí)間成本
? 直接的會(huì)議成本
? 效率損益成本
第二章 開會(huì)前的準(zhǔn)備工作
一：會(huì)議準(zhǔn)備工作的作用
? 選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式
? 使參會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循
? 清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)
? 節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突
備注：會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法
二：會(huì)議主持人的4個(gè)準(zhǔn)備
? 設(shè)定溝通目標(biāo)
? 制訂行動(dòng)計(jì)劃
? 預(yù)備可能的爭執(zhí)
? 進(jìn)行SWOT分析
第三章 成功會(huì)議的策略
一：有效的做開場(chǎng)白
? 定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。
? 內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。
? 程序：
? 概觀會(huì)議進(jìn)行程序；
? 提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；
? 規(guī)范議程；
? 指定會(huì)議記錄者；
? 征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。
二：有效的達(dá)成決議—決策方式
彼德·德魯克決議法：
? 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并是參會(huì)者達(dá)成共識(shí)
? 列舉或圖示各提案并開始討論
? 客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭
? 估計(jì)各提案之獲益律
? 估計(jì)有無采集更多參考資料的需要
? 征求反對(duì)意見
? 以中立角度檢視正反意見
? 尋求與會(huì)者對(duì)各題案之認(rèn)同
? 對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)
? 確認(rèn)議事結(jié)果
? 組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。
? 備注：四種決策方式（頭腦風(fēng)暴、的菲爾法、易地思考法、思路轉(zhuǎn)化法）
三：固定的會(huì)議流程規(guī)范
會(huì)議本身要遵守的規(guī)則
? 參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席
? 超過1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知
? 所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)
? 會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束
? 負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任
? 在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)
? 要有人提出不同的意見
? 會(huì)后要能拿到書面的記錄
? 參會(huì)者要履行反饋職責(zé)
? 要請(qǐng)第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量
第四章 會(huì)議記錄與會(huì)后跟進(jìn)
一：會(huì)議記錄者的功能
? 僅次于主持人
? 記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的 順序
? 協(xié)助主持人總結(jié)與歸納
二：會(huì)議記錄者的才能
? 反應(yīng)快、寫字快
? 知識(shí)面廣、記憶力特別強(qiáng)
? 傾聽能力強(qiáng)、總結(jié)能力強(qiáng)
會(huì)議記錄的10大建議
三：參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容
? 拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀
? 分析不同參會(huì)者的眾生相
? 考慮自己任務(wù)的完成方法
? 會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始
四、主持人的會(huì)后跟進(jìn)
? 請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表
? 針對(duì)意見做出改進(jìn)措施
? 詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事
? 制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)
? 如有需要找高層協(xié)助
? 如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議
? 會(huì)議之后檢討得失
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